مهارت های چهارگانه ارتباطات

 

 

مجموع روابطی را که از طریق گفتن و گفتگو حاصل می شود ارتباط کلامی می گویند . برای اینکه در شغل خود موفق شویم باید از کلمات با دقت استفاده کنیم . هر کلمه ای احساسات ، عواطف خاص و عملکرد متفاوتی را در افراد برمی انگیزد . اگر کلمات در جا و مکان مناسب خود بکار برده شوند به سرعت برق بر جسم و روح افراد تاثیر می گذارند . بنابراین شایسته است در هنگام مواجهه با مشتری از بکارگیری کلمات منفی همچون : نمی توانم ، غیرممکن است ، امکان ندارد، هرگز و ... پرهیز شود. شما باید از نیروی کلمات و تاثیری که در دیگران دارند آگاهی داشته باشید .
کلمات ، در پیامی که به دیگری منتقل می کنید تاثیر فراوانی دارند . بنابراین از بکار گرفتن کلمات برحسب عادت و بدون اندیشه خودداری کنید .
فراموش نکنید که فرمان دادن یکی از برخورد های محکوم به شکست است . برای این که سخنان شما نافذ و موثر واقع شود باید نظریات خود را با کلمات مناسب و در چار چوب مشخص مطرح کنید . کلمات می توانند تاثیر مثبت داشته باشند و یا با ایجاد حالت تدافعی گفت و گو را به بحث و جدل بکشانند .
پس چارچوب پیام خود را با دقت مشخص کنید و سپس با صراحت و بدون پیشداوری حقایق را با لحن و کلامی غیر مغرضانه شرح دهید .
بیان الفاظی دلپذیر و موزون موجب می شود که شخص مقابل با متانت گوش فرا می دهد ، حقایق را جمع بندی کند و به فکر حل مساله باشد . اما عبارات مغرضانه و کینه جویانه اغلب خشم فرد دیگر رابرمی انگیزد و او را به جبهه گیری دعوت می کند و در نهایت روابط ، را به دشمنی و تعارض و نبرد می کشاند .
یک کلمه باید دقیقا مفهوم مورد نظر ما را در بر داشته باشد ، نه کمتر و نه بیشتر . به طور کلی کلماتی را انتخاب کنید که در الگوی زیر بگنجد . ( صریح ، کوتاه ، دقیق ، مودبانه ، صــحیح و پر محتوا )
کلمات باید روشن و صریح باشند ، یعنی بتوانند به درستی درونیات شما را به دیگران منتقل کنند .
مطلب را مختصر و مفید بیان کنید تا مخاطبین شوق شنیدن را از دست ندهند . تحقیقات نشان می دهد که آدمی تنها قادر است بین 5 تا 9 نکته را در آن واحد به ذهن بسپارد . پیام خود را تا آنجا که می توانید کامل بیان کنید .

برای درک ارتباط کلامی با مهارتهای چهارگانه ارتباط کلامی آشنا می شویم .
«شنیدن و گفتن، خواندن و نوشتن» مهارتهای چهارگانه ارتباط کلامی هستند که آدمیان به طور طبیعی و به ترتیب آنها را آغاز می‌کنند :

• گفتن / 2 سالگی

• شنیدن / 4 سالگی

• خواندن / 6 سالگی

• نوشتن / 8 سالگی

ما از زمانی که متولد می‌شویم می‌شنویم اما شنیدن بعنوان مهارت از زمانی آغازمی‌شود که فرد تصمیم می‌گیرد و با اراده انجام می‌دهد در این زمینه بیشتر توضیح داده می شود.

گفتن

سخن گفتن فن یا هنری است که آدمی به وسیله آن بر دیگران تأثیر می‌گذارد. دیگران را ترغیب و اقناع می‌کند و همواره در مراودات اجتماعی کاربرد دارد.
در اولین لحظه برقراری ارتباط شما با سلام و یا احوال پرسی قدرت بیان خود را نشان می‌دهید. اینکه چقدر با صلابت سلام کنید یا از روی ترس یا ناراحتی و یا چیز دیگری، وضعیت روحی شما را نشان می‌دهد.
گفتن در بین مهارتهای چهارگانه بیشترین کاربرد را دارد و برای برقراری ارتباط مهم تلقی می‌شود. لذا بایستی در هنگام سخن گفتن و یا سخنرانی نکاتی را رعایت کنیم.

• خوب گوش کردن ما را برای بهتر گفتن آماده می‌کند.

• مطالعه کردن به ما فرصت می‌دهد تا حرفی برای گفتن داشته باشیم.

• درباره آنچه اطلاعات نداریم اظهار نظر و صحبت نکنیم.

• از به کار بردن کلماتی که معنای آن را نمی‌دانیم خودداری کنیم.

• به جز آغاز ارتباط سعی کنید اگر از شما پرسش نشد درباره خودتان سخن نگویید.

• هنگام گفتگو به دیگران نیز فرصت گفتن بدهید.

• درباره آنچه علاقمند هستید و اطلاعات دارید صحبت کنید.

• سعی کنید از نظرات بزرگان هنگام سخن گفتن نقل قول کنید.

• در سخن گفتن از دیگران تقلید نکنید.

شنیدن

سرچشمه بسیاری از مشکلات روزمره، عدم توجه به سخنان دیگران است. چرا که بسیاری اوقات بدون اینکه بدانیم دیگری درباره چه چیزی سخن خواهد گفت فکر می‌کنیم همه چیز را می‌دانیم.
اندیشمندان بزرگ بر این باورند که (دو باید شنید و یکی باید گفت) از طرفی کسانی که خودشان را علم کل می‌دانند، اهمیت و ارزشی برای شنیدن قائل نیستند. در حالیکه «شنیدن، بهره‌مندی از دانایی تمامی افرادی است که با آنان زندگی می‌کنیم».

• حال چگونه از این مهارت بهتر و بیشتر بهره‌مند شویم :

• بپذیریم که دیگران حق حرف زدن و حرفی برای گفتن دارند.

• از قطع کردن حرف دیگران خودداری کنیم.

• همواره سعی کنید فقط به حرف یک گوینده گوش فرا دهید.

• شنونده فعالی باشید یعنی آنچه را که گوینده درست می‌گوید تأیید نمایید.

• اگر ابهامی درباره سخنان گوینده دارید سئوال کنید.

• برای کودکان و نوجوانان خیلی مهم است که والدین آنان به سخنانشان گوش دهند.

• گوش دادن یعنی اینکه برای دیگران و حرف آنان احترام قائل هستید.

خواندن

خواندن سومین مهارت ارتباطی است که به طور طبیعی آدمیان از 6 سالگی آن را شروع می‌کنند، توانایی خواندن امتیازی است که انسانها را به دو دسته باسواد و بیسواد تقسیم می‌نماید و مهارتی است که این فرصت را ایجاد می‌کند تا ما بتوانیم از اندیشه‌های انسانهای بزرگ که عمدتا" مکتوب است، بهره‌مند شویم . واقعیت این است که ما چیزی درباره روش صحیح خواندن و مطالعه نمی‌دانیم و متأسفانه در مدرسه و دانشگاه هم چیزی راجع به چگونه درس خواندن به ما نیاموخته‌اند. با این حال نکات مهمی است که به ما کمک می‌کند تا با درست خواندن به سوی یکی از اساسی‌ترین نمادهای خودشکوفایی یعنی نوشتن حرکت کنیم.

• هر کس هر مطلب یا هر موضوعی را وقتی برای دومین بار می‌خواند بهتر و عمیق‌‌تر درک می‌کند. بنابراین تکرار در مطالعه ابزاری مهم در یادگیری است.

• برای مطالعه فعال، نوشتن نکات مهم در حین خواندن ضروری است. خواندن بدون یادداشت برداری علت مهم فراموشی است.

• خواندن با خط کشیدن زیر نکات مهم، حاشیه نوشتن، خلاصه‌نویسی و یادآوری دوام می‌یابد. حتما" باید در حال مطالعه خلاصه برداری کنید.

• پیش از مطالعه از صرف غذاهای چرب و سنگین خودداری کنید.

• حداکثر زمانی که افراد می‌توانند فکر خود را برای مطالعه روی موضوعی متمرکز کنند 30 دقیقه است پس ازمطالعه 10 دقیقه استراحت کنید.

• پژوهشگران ثابت کرده‌اند اگر 30 درصد وقت خود را به خواندن و 70 درصد دیگر را به یادآوری اختصاص دهید بسیار مفیدتر از آن است که تمام وقت خود را به خواندن بگذرانید. بهتر است پس از مطالعه، مطالب را به زبان خودتان بازگو نمایید.

• خواننده باید آنچه را می‌خواند بفهمد

نوشتن

زبان و خط عمده‌ترین شیوه‌های ارتباط کلامی است و انسانها برای بیان احساسات بیشتر از زبان و برای ابراز افکار عمدتا" از خط یاری می‌طلبند. توسعه علمی جهان نیز مدیون اختراع چاپ است که به تکثیر و توسعه افکارو نوشته‌های آدمیان انجامیده است.
اگرچه خوب نوشتن کار دشواری است و نوشتن سخت ترین مهارت ارتباطی است اما چگونه بهتر بنویسیم:

• مدت کوتاهی قبل از آغاز نوشتن، درباره موضوع فکر کنید.

• نوشته کوتاه حداقل با بیش از 3 بخش «مقدمه، متن و نتیجه» تشکیل شود.

• نوشته بلند حداقل بایستی دارای پنج بخش «تیتر، مقدمه، متن، نتیجه و منابع» باشد.

• برای خوب نوشتن به طور گسترده مطالعه کنید.

• غلط انشایی و یا املایی در نوشته تأثیر شگرف بر خواننده دارد.

• از نوشتن کلماتی که معنای آن را نمی‌دانید، خودداری کنید.

• دقت کنید نوشته‌ها از گفته‌ها تأثیر جدی‌تر و ماندگارتری بر دیگران می‌گذارد.

• همیشه بایستی متن نوشته پس از اتمام نوشتن و قبل از ارسال به گیرنده یک بار خوانده شود.

علاوه بر مهارتهای ارتباطی اشاره شده مهارت دیگری نیز در زندگی روزمره ما نقش ایفاء می کند که به آن "تجربه " می گویند .

 

منبع :http://daneshnameh.roshd.ir/-دانشنامه رشد

اخلاق در روابط عمومی چه نقشی دارد؟

 

مقدمه :

    اخلاق ،یک مفهوم عمیق اما آشنابرای همگان است که معنای واحدی برای آن یافت نمی شود که مورد پذیرش عموم  واقع شود . اگر چه در تعریف اخلاق، میان دانشمندان اختلاف نظر وجود دارد،لیکن دانشمندان اسلامی در این مطلب اشتراک نظر دارند که "مجموعه صفات روحی و خصوصیات درونی و ملکات باطنی که منشأ و مبدأ افکار وعقاید و گفتار و کردار و رفتار خوب یا بد می باشد، اخلاق نامیده می شود".

   اهمیت مقوله «اخلاق» تا حدی است که انجمن جهانی روابط عمومی، سال ۲۰۰۷میلادی را به عنوان «سال اخلاق در روابط عمومی » نامگذاری کرد .این امر نشاندهنده ی اهمیت فوق العاده اخلاق  حرفه ای درروابط عمومی است .دراین مقاله درصدد آنیم که به کمک صاحبنظران امور روابط عمومی وارتباطات برخی از اصول اخلاق حرفه ای در روابط عمومی را بیان نماییم .

  اخلاق حرفه ای در روابط عمومی :

   اخلاق در روابط عمومی می تواند به جلب اعتماد مخاطبان به سازمان ویا عدم اعتماد آنان وبی اعتباری مجموعه منجر شود ،زیرا درمناسبات انسانی ،اخلاق بسیار مهم  وتعیین کننده است .اما اخلاق یک کارگزار روابط عمومی چگونه باید باشد تا بتواند درتحقق اهداف  شغلی خود موفق گردد.

    برای روشن تر شدن بحث ،نظر آقای سید شهاب سید محسنی را از میان یادداشت های ایشان می آوریم :

 «نکته ظریفی که در این میان قابل تامل و تعمق است آنکه براستی جایگاه اخلاق در فعالیتها و ماموریتهای روابط‌عمومی کجاست؟ و آیا روابط عمومی‌ها تا چه میزان خود را پایبند به معیارها و موازین اخلاقی بویژه درارتباط بامخاطبان می‌دانند؟و...
آنچه مسلم است آن که بین اخلاق به عنوان یک شاخص و معیار انسانی با نوع ماهیت و فعالیتهای روابط عمومی رابطه‌ای بسیار نزدیک و تنگاتنگ وجود دارد. در واقع روابط عمومی بدون اخلاق معنا و مفهوم واقعی خود را نخواهد داشت چرا که اساس ارتباط و رابطه انسانی و پایداری آن بین یک سازمان و مخاطبانش را صداقت و ایجاد اعتماد متقابل تشکیل می‌دهد و روابط عمومی چیزی جز این نیست، به عبارتی دیگر روابط عمومی زمانی در مسیر صحیح خود حرکت می‌کند که در جریان دوسویه ارتباط بین سازمان و مخاطبان مهمترین اصل که همانا معیارهای اخلاقی است رابدرستی رعایت نمایدو بارویکرد دیگری می توان گفت روابط عمومی بدون اخلاق دیگر روابط عمومی نیست، روابطی است که براساس معیارهای دیگری چون سودجویی، منفعت طلبی و سازمان محوری بنا نهاده شده است و در این چرخه ارتباط آنچه به حساب نمی‌آید، همانا مخاطبان، خواسته‌ها و نیازهای آنان است. بنابراین یکی از شاخصه‌های مهم روابط عمومی مطلوب و کارآمد پایبندی آن به ارزشهای اخلاقی در تبادلات و ارتباطات با مخاطبان است.»

در حرفه روابط عمومی پنج نوع رابطه اخلاقی وجود دارد که عبارتند از :

۱- وظیفه نسبت به خود

۲-وظیفه نسبت به مخاطب

۳-وظیفه نسبت به کارفرما

۴- وظیفه نسبت به حرفه

۵- وظیفه نسبت به جامعه

  بنابراین ، اخلاق روابط عمومی مربوط به یک سطح نیست وبایستی یک مسئول روابط عمومی درهریک از سطوح ۵گانه ی  فوق ،ملتزم به رعایت اصول اخلاق حرفه ای باشد تا بتواند به عنوان یک روابط عمومی اخلاقی درجلب نظر مخاطبان موفق گردد .   

    باید ها ونبایدهای اخلاقی در روابط عمومی :

اخلاق و انتظارات اجتماعی در کلی ترین حالت خــــود شامل چهـــــار ارزش زیر می شود:
1 - صداقت و راستگویی
2 - انصاف و برابری
3 - امانت داری
4 - وفاداری و احساس مسئولیت اجتماعی. 
  گذشته از مفاهیم اخلاقی  یادشده ،می توان به بعضی از باید ها ونبایدهای اخلاقی روابط عمومی به شرح زیر اشاره کرد:

برخی از باید ها ی اخلاقی روابط عمومی :

۱-به رسمیت شناختن حق مردم برای دریافت اخبار واطلاعات درست

۲-احترام به منافع عمومی

۳-صداقت در ارائه اطلاعات

۴- احترام به ارزش ها

۵-احساس تعهد دربرابر اعتماد عمومی

۶- شفافیت (Clarity)

۷-حفظ اسرار مخاطبان

۸-امانتداری

۹-وقت شناسی (Timeliness)

۱۰-اقدام‌اصلاحی‌(Remedial)

برخی از نباید های اخلاقی روابط عمومی :

۱-دروغ پردازی

۲-برخورد تلافی جویانه

۳-شایعه پراکنی وتکیه بر آن دراطلاع رسانی

۴- بی احترامی به اشخاص

۵-بی احترامی به ارزش ها

۶-قالب کردن نظر خود به دیگران به عنوان نظرات عموم ویا دخیل کردن نظرات شخصی در اطلاع رسانی ها

۷-نداشتن دقت نظر در اطلاع رسانی ودرج وارائه هرگونه اخبار واطلاعات بدون درنظر گرفتن صحت وسقم آن

۸- دخل وتصرف در ارائه مطالب دیگران

۹-سرقت ادبی ( playiarism)

۱۰-بی توجهی به نظم وامنیت عمومی

۱۱-شکستن حریم خصوصی افراد

۱۲-جعل اطلاعات (Disinformation)

معیارهای اخلاقی روابط عمومی  -نگاهی به آئین نامه انجمن بین المللی روابط عمومی :

     انجمن بین‌المللی روابط عمومی در سال 1965 در آتن (پایتخت یونان) آیین‌نامه‌ای را تصویب کرد که به خاطر تأکید بر حقوق بشر ، رفتار کارکنان روابط عمومی و همچنین نگرش مثبت به این حرفه و موفقیت در تصویب معیارهای اخلاقی مورد قبول جهانی واقع شد.
عضو روابط عمومی باید در رعایت موازین زیر تلاش کند:
1) کمک به فراهم ساختن شرایط اخلاقی و فرهنگی تا انسانها را قادر سازد به کمال برسند و از حقوق سلب ناپذیری که در اعلامیه جهانی حقوق بشر عنوان شده است، بهره‌مند شوند.
2) فراهم آوردن الگو و کانالهای ارتباطی از طریق ترویج آزادانه اطلاعات مهم که سبب شود هر عضو هر جامعه ای احساس کند که او آگاه است.
3) به دلیل ارتباط میان حرفه ها و مردم، کار یک عضو روابط عمومی حتی به صورت خصوصی، در چگونگی ارزیابی حرفه به عنوان یک کل ، تاثیر دارد.
4) اصول‌ و قوانین‌ اخلاقی اعلامیه جهانی حـقوق بـشـر
(The universal declaration of human rights) را در محدوده وظایف حرفه ای محترم شمارد.
5) توجه به ارزش انسان و حمایت از آن و به رسمیت شناختن حقوق انسانی.
6)فراهم آوردن زمینه‌های اخلاقی، روانشناختی و ذهنی به منظور گفتگو به شیوه‌ای مناسب و به رسمیت شناختن حقوق همه گروه ها برای بیان دیدگاه و نظرات آنان.
7) نظارت دائمی بر خود در تمام شرایط و به نحو احسن تا اعتماد کسانی را که با آنها در ارتباط است، جلب کند.
8) انجام کارها در همه شرایط و به نحوی که علایق خاص همه گروهها (هم علایق سازمانی که در آن خدمت می کند و هم علایق جامعه مورد نظر) مشمول توجه شود.
9) به انجام رساندن همه وظایف با صداقت و پرهیز از سخنانی که باعث ابهام یا درک نادرست می‌شود.

عضو روابط عمومی باید از موارد زیر اجتناب کند:
1) کم اهمیت شمردن حقیقت نسبت به دیگر نیازها .
2) انتشار اطلاعاتی که برمبنای وقایع درست وقابل اثبات بنا نشده اند.
3) شرکت در هر اقدام مخاطره‌آمیز یا اقدامی که غیراخلاقی و نادرست باشد وبتواند برشأن و منزلت انسان خدشه وارد سازد.
4) به کارگیری هرنوع روش یا تکنیک ”تلافی جویانه“ برای تحریک ناآگاهانه فردی که قادربه کنترل آزادی خود نیست. (این بخش به نقل از مقاله آقای علیرضا مزین ،خبرگزاری فارس ،۲۶/۲/۸۸)

    نتیجه :

بنابراین ، پایبندی به اخلاق نیک باعث سعادتمندی انسان درزندگی می شود واین امر درهمه ی امور نتیجه ی بسیار خوبی عاید فرد وجامعه می کند . درروابط عمومی نیز به دلیل اینکه بیشتر جنبه برخورد بادیگران وجلب اعتماد وبرطرف کردن سوءتفاهمات مطرح است ومسئول روابط عمومی  به ناچار باید با انواع سلائق وشخصیت ها برخورد کند ،نقش اخلاق در روابط عمومی درپیشرفت ویاعدم موفقیت سازمان ومجموعه کاری  بسیار بااهمیت است و باید به اخلاق حرفه ای روابط عمومی متعهد وملتزم بود تا اعتماد عمومی که بسترساز فعالیت روابط عمومی هاست حاصل گردد.

مدیریت زمان در روابط عمومی

مقدمه :

    « زمان » در زندگی بشری فوق العاده بااهمیت است ونباید وقت و زمان را بیهوده تلف نمود،زیرا این گوهرگرانبها از دست رفتنی است وهرگز قابل تکرارنیست واگر رویدادهای نظیر آن ادامه یابد ،فقط مشابه حالتی است که درگذشته اتفاق افتاده وهرگز زمان گذشته برنخواهد گشت .انسان ها برای گذشت زمان ، ممکن است عکس العمل های متفاوتی را از خود نشان دهند .مثلاً برخی افراد می گویند چون می گذرد غمی نیست ،عده ای دیگر تأسف برگذشته ها می خورندوبعضی  دیگر از گذشت زمان  عبرت می گیرند وسعی می کنند از زمان های باقیمانده به نحو احسن استفاده کنند وبه اصطلاح رایج، بر «زمان» ،مدیریت دارند. 

 

تعریف زمان از نظر دانشنامه ویکی پدیا :

    دو دیدگاه گوناگون در تعریف زمان وجود دارد دیدگاه نخست بیان می‌کند که زمان قسمتی از ساختارهای اساسی جهان است، بعدی است که اتفاقات پشت سر هم در آن رخ می‌دهند. همچنین این دیدگاه بیان می‌کند که زمان قابل اندازه گیری است. این یک نوع دیدگاه واقع گرایانه‌است که آیزاک نیوتن بیان می‌کند و از این رو گاهی با نام زمان نیوتونی شناخته می‌شود.

در مقابل، دیدگاه دیگری چنین بیان می‌کند که زمان قسمتی از ساختارهای ذهنی انسان است (همراه فضا و عدد) آن چنان که ما در ذهن خود رشته‌ٔ رویدادها را دنبال می‌کنیم همچنین در ذهن خود برای طول آن اتفاقات کمیت‌هایی را از قبیل ثانیه و دقیقه تعریف می‌کنیم.

تعریف دوم به هیچ هویت مستقلی برای زمان اشاره نمی‌کند که اتفاقات درون آن رخ دهد. این دیدگاه حاصل کار گات فراید لایب نیتز و امانوئل کانت می‌باشد که زمان را قابل اندازه‌گیری نمی‌داند و می‌گوید تمام اندازه‌ها در سیستم ذهنی بشر رخ می‌دهد.

به طور کلی در فیزیک زمان و فضا به عنوان کمیت‌های بنیادی به‌شمار می‌آیند و امکان بیان تعریفی دقیق برای آن‌ها در غالب دیگر کمیت‌ها نیست به این خاطر که بقیه کمیت‌ها هم‌چون سرعت، نیرو و انرژی همگی به وسیله این دو کمیت تعریف شده‌اند.

داود بن محمود قیصری، در سده هشتم هجری و در رساله «معمای زمان» می‌نویسد که «زمان نه آغازی دارد و نه پایانی. زمان، قابل تقسیم نیست و آنچه که ما آنرا بخش می‌کنیم تنها در پندار ماست.»

برخی از مفاهیم وپارامترهای زمان در زندگی بشری :

   وجود ساعت ها درادوار مختلف برخی اصطلاحات را درزندگی رایج کرده ونظم خاصی را درامور مختلف پدید آورده است،به طوری که اگر این مفاهیم ودقت نظر وقابلیت تعمیم به نقاط مختلف دنیا امکان نداشت ،این همه نظم نوین پدیدار نمی گشت واین مفاهیم چیزی نیست که بشر به دست آورده باشد ،بلکه همه این ها برگرفته از نظم حاکم برجهان هستی ،گردش شب و روز وگذشت سال است که به طور کامل خداوند توانا درمجموعه ی خلقت متجلی ساخته است .

اصطلاحات رایج «زمان» در دوران معاصر :

  1 پیکوثانیه: یک تریلینیوم ثانیه است که کوچکترین واحد زمانی است که بشر تا به حال موفق به اندازه‌گیری آن شده است.
 1 نانو ثانیه: یک بیلیونیم ثانیه است. مثالی برای اندازه‌گیری آن تقریبا برابر است با زمانی که یک رایانه خانگی از برنامه‌ای خارج می‌شود.
1 میکرو ثانیه: برابر با یک میلیونیم ثانیه است.
 1 میلی ثانیه: یک هزارم ثانیه است
 1 سنتی ثانیه: یک صدم ثانیه است
 1 دسی ثانیه: یک دهم ثانیه
 1 ثانیه
60 ثانیه: یک دقیقه است
 60 دقیقه: یک ساعت است (حدود ساعتی که یک شاگرد می‌تواند سر کلاس درس بنشیند)
 24  ساعت: یک روز
 7 روز: یک هفته
 365 روز: یک سال. زمانی که طول می‌کشد تا زمین یک دور به دور خورشید بچرخد.
 10 سال: یک دهه

ارزش زمان در روابط عمومی :

   اهمیت زمان،مربوط به کل زندگی بشری است، اما به نظر می رسد درمدیریت ها ،مشاغل وعلوم مختلف از  اهمیت مضاعفی برخوردارباشد . روابط عمومی به عنوان یک حرفه ی حساس وظریف،علاوه بر انجام امور مربوط به واحد خود،کل مجموعه ودستگاه دولتی وخصوصی را نیز تحت تأثیر قرار می دهد وبه همین علت عامل «زمان» در روابط عمومی نقش بسیار تعیین کننده ای دارد وشاید ارزش واعتبار آن در روابط عمومی شاخص تر از مشاغل دیگر باشد.

   یک مدیر روابط عمومی ،باید به اقتضای زمان و اوضاع واحوال برنامه ریزی کند و براساس آن عمل نماید تا بتواند از عهده ی نقش خود درانجام امور برآید .روابط عمومی باید هوشمندانه از وقت استفاده کند ،تدارک یک مصاحبه مطبوعاتی و رادیو تلویزیونی برای مدیر ،انعکاس به موقع یک خبر وگزارش عملکرد می تواند بسیاری از شایعات وکج اندیشی ها را درمورد یک اداره وسازمان از بین ببرد.به هنگام انتقال نظرات ارباب رجوع ،نباید وقت تلفی شود وبایستی روابط عمومی به موقع به وظیفه خود عمل نماید، تا درهمان شرائط وموقعیت ،هم مدیر دستگاه از وضعیت مخاطبان باخبر گردد وهم ارباب رجوع وکارکنان در لحظاتی که نیازمند کسب خبر وپاسخ لازم باشند، از وضعیت اقدامات اصلاحی و نظرات مدیر باخبر شوند .روابط عمومی باید با سرعت ودقت لازم به انتقادات وابهامات موجود رسیدگی کند ودرصدد رفع عیوب ویا پاسخ لازم برای ابهامات باشد تا خللی در روابط بین سارمان ،جامعه ومخاطبان به وجود نیاید .مدیر روابط عمومی درقرن بیست ویکم باید برزمان مدیریت کند و دربرنامه ریزی به منظور برگزاری همایش ،جشنواره ها ،سمینارها وجلسات ،قبل از هراقدامی بایستی تقسیم کار کند ونیروهای کمکی برای اجرای هربخش از برنامه دراختیار داشته باشد، سپس درچندین موقعیت، قبل وحین اجرا به بررسی سیستم صوتی ،وسائل عکاسی وفیلمبرداری بنر،پلاکارد،دیتا پروژکتور، وسایر موارد لازم برای برگزاری یک جلسه بپردازد که درزمان اجرای برنامه مشکلی به وجود نیاید.روابط عمومی باید درمراسم ومناسبت های خاص،به موقع ومتناسب با رویداد اقدام نماید.درنظرسنجی ها ،تنظیم برنامه ،دریافت گزارش از واحدها وجمع بندی درقالب گزارش ماهانه ،فصلی وسالانه نیز نقش یک روابط عمومی ،بسیار حائز اهمیت است وحتی ثانیه ها نیز درموفقیت یا عدم موفقیت روابط عمومی وکل دستگاه مؤثرند . 

نتیجه:

    «زمان»،گوهری گرانبهاست که باید قدرآن را شناخت ،اما چون از دست برود ،بایستی مایه ی عبرت وپند شود ، نه به وسیله ای برای تأسف واندوه انسان مبدّل گردد .ارزش زمان برای همه ی  امور زندگی است ودرزندگی شخصی واجتماعی، باید قدرلحظه لحظه های زمان را دانست ،زیرا تباه کردن زمان ،مایه ی زیان دیدن وبازماندن از موفقیت هاست وشاید لحظه ای فرابرسد که دیگر توان انجام فعالیتهایی که درگذشته داشته ایم از دست برود ،لذا نباید دل خوش کرد که بگذار بگذرد ودرآینده جبران می شود،چون هیچ کسی از آینده خبری ندارد وشاید پرونده ی زندگی دنیایی ما بسته شود و قبل از آنکه  اندوخته ای نیک داشته باشیم وبرای زندگی دنیا وآخرت خود کاری کرده باشیم، فرصت هایمان از دست برود .یک مدیر  روابط عمومی باید ارزش زمان را بداند وبه موقع درانجام وظائف خود تلاش نماید و این را بداند که اگر برنامه های روابط عمومی، مبتنی برمدیریت زمان نباشد،فرصت ها وموقعیت های مناسب کاری از بین می رود و زیان ناشی از این  ضعف بزرگ، برکل مجموعه وسازمان سایه خواهد افکند . 

 

منابع :

۱-مقاله مدیریت درقرن۲۱-علی غلامیان - روابط عمومی درقرن۲۱ http://ravabetmodern.blogfa.com/  

۲- مقاله چطور زمان معین شد؟ -همشهری آنلاین - http://www.hamshahrionline.ir/News/?id=33963

۳--ویکی پدیا -تعریف زمان http://fa.wikipedia.org/

۴-مقاله سمانه جعفری http://mehre84.parsiblog.com /

آداب معاشرت و روابط عمومی

 مقدمه :

 اصول اخلاقی ،ریشه درفطرت آدمی دارند وبا گذشت زمان تغییرات چندانی نمی کنند .مثلاً ارزش صداقت ،ایثار وانفاق، با گذشت زمان دستخوش تغییر وتحول نمی گردد.البته ممکن است با ظهور تکنولوژی های نوین ارتباطی ،نیازمند ارائه الگو ی جدید باشیم ولی درحقیقت ،این الگو ها هم برگرفته از اصول اخلاقی است;.به عنوان نمونه اگر بخواهیم برای انسان قرن بیست ویکم ،بگوییم چگونه بادیگران معاشرت داشته باشد وروابط عمومی باید برچه مبنایی استوار گردد،ضمن پرداختن به مسائل مهم اخلاقی ،نباید از ابزارهایی مانند تلفن،موبایل ،اینترنت وسایر پیشرفت های روز غافل شویم وباید رعایت مسائل وآداب معاشرت را درمورد این امکانات نوین تشریح نمود ولازم است درهرزمینه ای اصولی مدون ارائه گردد.

برخی از اصول آداب معاشرت و روابط عمومی :

۱-در معاشرت بادیگران این نکته راباید درنظرداشت که فقط با کسانی طرح دوستی بیاندازیم که اهل ایمان به خدا ،پاکی ونجابت باشند ،زیرا کسی که نسبت به خالق هستی بی اعتنا ،بی احترام وناسپاس باشد،راحت تر می تواند به یک انسان، بی احترامی وبی وفایی نماید واز این رو غیر قابل اعتماد است .

2-دربرخورد بادیگران ،اظهار وبیان «سلام »و«خدا حافظی» ،دوستی ها را عمق می بخشد .پس هرگز بدون «سلام»، باکسی هم کلام نشوید وبدون «خداحافظی»، او راترک نکنید،هرچند مسئله ای برای شما پیش بیایدکه خیلی مهم و فوق العاده باشد .دراینگونه موارد ،می توانید خیلی سریع ،عذر بخواهید ،خدا حافظی کرده وبروید  .

3-هرگز به دیگران توهین نکنید .فرق بین شوخی وجدی را باید تشخیص دهید،توهین وهتک حرمت دیگران به بهانه ی شوخی کردن ،اصلاً قابل توجیه نیست .

۴-به وسائل و اشیاء دیگران که دردسترس شماهستند، دست نزنید وبدون اجازه، وارد حریم خصوصی افراد نشوید .

۵-دادن هدیه به دیگران کارخوب وارزشمندی است ،اما باید توجه داشت چه هدیه ای برای چه کسی مناسب است .مثلاً «گل رز قرمز »،مفهوم عشق را می رساند وباید به جا استفاده گردد.

۶-رعایت ادب ونزاکت ؛حتی با افرادی که باعث رنجش شما شده اند ،امری لازم است وباعث می شود ،شخصیت شما بیشتر به دیگران ثابت گردد.

۷-به دیگران دروغ نگویید ورفتار تملق آمیز نداشته باشید ،زیرا رفتار نمایشی دوامی ندارد ودیر یازود ،حقیقت وجودانسان نمایان خواهد شد.

۸-در«امربه معروف» و«نهی از منکر» دیگران ،دقت کنید که این کارمهم باظرافت خاص انجام شود وحتی الامکان سعی کنید توصیه های شما به صورت خصوصی باشد واز نهی کردن دیگران درمیان جمع خودداری گردد ودرمواقعی هم دیگران را از کاری نهی کنید که امکان تأثیر گذاری را بدهید.

۹-درهیچ حالی سیگار استعمال نکنید واگر به هردلیلی، مجبور به این کار هستید ،ازسیگار کشیدن درمحافل عمومی خودداری کنید ،زیرا این کارشما، اهانت به دیگران است وبا واکنش منفی دیگران مواجه می شوید . 

۱۰-با رفیق نا اهل معاشرت نداشته باشید ،چون قطعاً شما هم به راه او کشانده خواهید شد.حضرت امام محمد باقر(ع) می فرمایند :«کسی که با رفیق نا اهل همراه گردد،سالم نمی ماند.»

۱۱-رعایت احکام دینی درمورد رابطه ی بین دختر وپسر باعث عزت وسرافرازی انسان است وهرگز نباید از حریم هاو حدود الهی دراین زمینه خارج شد ،زیرا زیان افسارگسیختگی ها وهرج ومرج در این خصوص، قبل از همه به صورت تمام وکمال به خود انسان برمی گرددوباعث برهم خوردن تعادل جسمی و روحی وافتادن درمسیر زوال وتباهی می شود .

۱۲-هرگز حریم شخصی دیگران را نادیده نگیرید وبیش از اندازه معمول به دیگران نزدیک نشوید.

۱۳-به هنگام عطسه ،سرفه وخمیازه کشیدن ،دستمال تمیز ویادستانتان را مقابل دهانتان بگیرید ویا سرخودرابرگردانید .

۱۴-به دیگران خیره نشوید و به چشمان آنان زل نزنید .

۱۵-درمواقع اشتباه ،زیاد سخت نگیرید و به اشتباه خود اعتراف کنید وعذر بخواهید.

۱۶-به نامه های الکترونیکی جواب دهید.البته لازم نیست به تمام آن ها پاسخ گفت ،ولی جواب دادن به نامه هایی که با هنجار های عمومی همخوانی دارند ،یک وظیفه اخلاقی است که به حفظ شأن وجایگاه اجتماعی افراد کمک می کند.

۱۷-رازدارباشید وهرگز عیبی که دیگران دارند ویا عملی که دیگران ناخواسته درپیش شما مرتکب شده اند ،برملانسازید .چون این مسأله همانند دوکفه ترازوست واگر آبروی کسی را ببرید ،کسانی هم پیداخواهند شد که آبروی شما راببرند.

۱۸-باصدای بلند حرف نزیند ،دربین حرف زدن دیگران سخنی نگویید وصحبت های دیگران رامرتب قطع نکنید .

۱۹-لازم نیست به هرپیشنهادی جواب دهیم ویا جواب مثبت بدهیم .باید جرأت وشهامت «نه گفتن »به کارهاوپیشنهادهایی را که به ضررماست ،داشته باشیم وهرگز ملاحظه کاری رادراین گونه موارد، جایز ندانیم ،زیرا سهل انگاری سرنوشت ما را به تباهی خواهد کشاند.

20--هرگز سربه سردیگران نگذارید و«مردم آزاری» را از خود دور کنید .این کار چه درعالم حقیقی ویا درمحیط مجازی، اصلاً با اصول انسانی سازگاری ندارد.مزاحمت تلفنی ،خودرا جنس مخالف معرفی کردن درگفتگوهای نت وابراز علاقه کاذب به دیگران از جمله مصادیق مردم آزاری درقرن۲۱ است.

۲۱-آداب غذاخوردن درمیهمانی ها را بیاموزید .(روی غذا فوت نکنید ،صدای قاشق وچنگال رادرنیاورید ،صندلی خودراکمتر تکان دهید ،موقع غذا خوردن به دهان وچهره کسی خیره نشوید ،لقمه بزرگ برندارید ،مواظب باشید درهنگام عطسه حتماً سر خود را برگردانید وبا دست ویادستمال جلوی دهانتان را بگیرید ،باقیمانده آب وغدا را به کسی تعارف نکنید ،بین غذا حرف نزنید و....)

۲۲-وقت شناس باشید وبه وعده هایی که می دهید عمل کنید  .اما هرگز قول و وعده ای ندهید که با عمل کردن به آن ،عمری پشیمانی بکشید . 

۲۳-از وسائل شخصی دیگران استفاده نکنید .

۲۴-به اشتباه دیگران نخندید.

۲۵-آب دهانتان را درمجامع عمومی نریزید.

۲۶-مرتب به ساعتتان نگاه نکنید ،مگر آنکه بخواهید به زودی جلسه را ترک کنید.

27-زیاد حرف نزنید ،چون هرچه بیشتر حرف بزنید، امکان اشتباه بیشتر درآن وجود دارد.

28-از خودتان تعریف نکنید .دارایی ومقام وموقعیت خود رابه رخ دیگران نکشید ،چون این کار، ارزش شما را زیر سئوال خواهد برد ،دشمنان شماراهم زیاد خواهد کردوآتش حسادت وکینه راهم می افروزاند .

29-دراجتماع مرتب وآراسته ظاهر شوید ورفتار مناسبی با دیگران داشته باشید .رعایت بهداشت فردی واجتماعی ،حرمت شمارا درنزد دیگران افزایش می دهد .پوشیدن لباس تمیز ،استعمال عطر خوش ،مسواک زدن ،شستن مرتب دست ها وصورت وآراستگی، محبوبیت می آورد .اما باید توجه داشت که آراستگی با جلف بودن وهرزگی تفاوت بسیار داردونباید به بهانه ی شیک پوشی ،فخرفروشی ویا ابتذال را پیشه کرد.

30-به بزرگترها احترام بگذارید ودرمورد پاسخگویی به آنان صبور  ومهربان باشید .مبادا نسبت به پدر ومادر به گونه ای رفتار کنید که شمارا عاق نمایند ،زیرا این امر، بدبختی دنیا وآخرت را برایتان رقم خواهد زد واین رابدانید که پس از خداوند تبارک وتعالی ،احترام گذاشتن به پدرو مادر لازم و واجب است .

31-بدون اجازه و در زدن، به اتاق پدر ومادر  وارد نشوید ومنتظر بمانید ،درصورتی که اجازه دادند، وارد اتاق آنان  شوید .

32-باکودکان با آرامش وصبوری رفتار کنید ،چون آنان از شما رفتارشان را تقلید می کنندو بزرگترهارا الگوی خود قرار می دهند ،اگر از شما بدی یاد بگیرند ،بی تردید درگناه وانحراف آنان سهیم  هستید واگر از شما منش خوبی یاد بگیرند ،درثواب آن شریک خواهید شد.

33-پرتوقع واز خودراضی نباشید .انتظار نداشته باشید دیگران برده ی شما باشند ویا احترام ویژه ای برایتان قائل گردند .

۳۴-برای خود ودیگران شخصیت اخلاقی قائل شوید .زیرا کسی که درخود احساس بی شخصیتی کند، هرگز روی خوشبختی وسعادت را نخواهد دید وتن به هر پستی ورذالتی می دهد.

35-درحرف زدن با دیگران ،خودرا مظلوم نشان ندهید .یعنی مظلوم نمایی نکنید وچهره واقعی خودرا پنهان نکنید .

36-صراحت بیان را هرگز فراموش نکنید وبه راحتی با تعارف های دیگران ،خودرانبازید ولی این را بدانید ،صراحت گویی با گستاخی فرق دارد.نه کمرو باشید ونه گستاخ !!!

37-درمیان جمع ،از ابراز محبت افراطی نسبت به همسر خود دوری کنید.مثلا گفتن «عشق من !!»به همسر، درمیان جمع کارخوبی نیست.

38-درتماس های تلفنی سعی کنید،دقیق باشید .اگر مطمئن شدید،مزاحمتی درکارنیست ،نام خودرابگویید،مشخصات طرف را بپرسید،مختصر ومفید حرف بزنید واز حاشیه رفتن خودداری کنید.

39-مسائل محرمانه خود را پیش کسی بازگو نکنید ،چون باز کردن مسائل ومشکلات پیش هرکس وناکسی ،فقط انسان را سبک ودارای نقطه ضعف خواهد کرد وممکن است کسی از آن ها سوءاستفاده نماید ومشکلات شمارا چند برابرکند .

40-هیچ وقت از یاد خدا غافل نشوید وهرگز نگویید «هرچه باداباد»،چون درمعادلات زندگی ،به میزان اشتباه،جریمه نخواهیم نشد وگاهی برای یک اشتباه کوچک ویابزرگ ،به سختی تنبیه ومجازات خواهیم شد وامکان جبران  وبازگشت برای بیشتر حوادث ،عملاً امکان پذیر نیست . 

 

منابع :

1-http://baarsesh.blogfa.com/-آداب وآیین معاشرت -محمود رفعت

 2-//www.musavis.com/-پایگاه اینترنتی مهندس سید محمد موسوی

3-http://www.tebyan-hamedan.ir/

4-http://www.bazarma.com/

5-http://www.tafrihi.com

6-http://ravabetmodern.blogfa.com/-روابط عمومی درقرن21 –علی غلامیان

«روابط عمومی دیجیتال »

از نظر اساتید بزرگ روابط عمومی ایران وجهان

مقدمه :

 قرن ۲۱ ،قرنی سرشار از شگفتی هاست که می طلبد از میان انبوه اطلاعات وعلوم مفید  ومخرب ، راهی مناسب را برای زندگی بهتر پیدا نمودتا دراین راه ،ضمن تبدیل تهدید ها به فرصت ها ورهایی یافتن از ابهامات وسردرگمی ها ،از امکانات موجود نهایت بهره برداری درجهت نیل به اهداف عالی محقق گردد .روابط عمومی قرن ۲۱ ، نسبت به گذشته دستخوش تغییر وتحول زیادی شده که ریشه ی  این تغییر وتحولات را می توان در تکنولوژ های نوین ارتباطی بشر جست .روابط عمومی دیجیتال از جمله مفاهیم رایجی است که امروزه درمحافل علمی وفرهنگی مورد بحث وتبادل نظر قرار می گیرد .برای روشن ترشدن بحث به ذکر گوشه ای از دیدگاه های اساتید بزرگ روابط عمومی دراین خصوص می پردازیم :

روابط عمومی دیجیتال از نظر دکتر یونس شکرخواه:

 

دکتر یونس شکرخواه

 

  روابط عمومی دیجیتال؛ عنوان سخنرانی‌ ویرایش‌ شده دکتر یونس‌ شکرخواه‌ در انجمن‌ روابط عمومی‌ ایران‌ است‌.

به‌ نظر می‌آید در زمانه‌ای‌ به‌ سر می‌بریم‌ که‌ خیلی‌ نمی‌توان‌ یکپارچه‌ و تخت‌ به‌ آن‌ نگاه‌ کرد؛  می‌خواهم‌ بگویم‌ ‌ این‌ زمانه‌، زمانه‌ جزیره‌ای‌ نیست؛‌ بلکه‌ یک‌ زمانه‌ مجمع‌ الجزایری‌ است‌. به‌ این‌ معنا که‌ ما با هویت‌های‌ منفرد سروکار داریم‌ و نه‌ با هویت‌های‌ یکپارچه‌، در واقع‌ قصد دارم‌ بحثم‌ را از این‌ نکته‌ شروع‌ کنم‌ که ‌در حال‌ حاضر به‌ دوره‌ای‌ رسیده‌ایم‌ که‌ دیگر نمی‌توانیم‌
روابط عمومی‌ را در چارچوب‌ مدل‌های‌ ارتباطی مبتنی بر تأثیرات‌، بنگریم‌.

سه‌  مدل‌ مسلط:
می‌دانید که سه‌  مدل‌ مسلط را در ارتباطات‌ لحاظ می‌کنند‌:
1. مدل‌ اقتصاد سیاسی‌، که‌ طبق آن‌ وسایل‌ ارتباط جمعی‌ ناقل‌ تغییرات هستند و نه‌ عامل‌ تغییرات‌.

2. مدل‌ تأثیرات‌ رسانه‌ای‌، که‌ اساس‌ آن‌ مبتنی‌ بر قدرت تأثیرگذاری‌ رسانه‌ها است و شاید اوج‌ این‌ تفکر‌ را بتوان در تئوری‌ تزریقی‌ یا همان گلوله‌های جادویی دید‌ که‌ معتقد است‌ نهایت هر پیام‌ رسانه‌ای‌ الزاماً تأثیرگذاری‌ رسانه‌ها بر مخاطبان است‌. روابط عمومی‌ها تا حدودی‌ خواسته‌ و ناخواسته‌ در همین مدل‌ دوم‌ قرار می‌گیرند. یعنی‌ پیش‌فرض‌ اولیه‌ آن ها این است که‌ آنچه‌ روابط عمومی می‌گوید، الزاما پذیرفته‌ خواهد شد؛ ولی باید بگویم زمانه‌ فعلی‌؛ مدل‌های معتقد به تأثیرگذار بودن رسانه‌ها‌ را، مدل‌‌هایی کاربردی‌ و مؤثر نمی‌شناسد.

3. مدل‌ فرهنگی‌ که در واقع‌ رسانه‌ها را نه‌ صرفاً ناقل‌ تغییرمی‌بیند و نه‌ مثل‌ مدل‌ تأثیری ‌عامل‌ تغییر، بلکه‌ رسانه‌ها را نقشه‌ می‌داند، نقشه‌ای مثل نقشه یک‌ شهر که یک‌ محل‌ و مکان تعامل‌ است و همان‌ طور که‌ در شهر با رعایت ‌تمام قوانین‌ همه‌ حق‌ تردد دارند‌، در فضای رسانه‌ها نیز که مثل همان شهر است همه حق تردد دارند و در نقشه‌ تعامل‌ قرار می‌گیرند
اولین‌ نتیجه‌ای‌ که‌ می‌خواهم‌ از این‌ مقدمه‌ بگیریم‌ این‌ است‌ که‌ روابط عمومی‌ها بهتر است از چارچوب‌ مدل‌های‌ تأثیری‌ به‌ چارچوب‌ مدل‌های‌ فرهنگی‌ منتقل‌ ‌شوند.

اما بحث‌ من مربوط به روابط عمومی‌ دیجیتال‌ است‌ اولین‌ نکته‌ من‌ این‌ است‌ که‌ قصد دارم‌ طرح‌ مسأله‌ کنم‌؛ و چون چنین است؛ پس‌ پاسخی‌ نیاورده‌ام؛ اما این‌ بدین‌ معنا نیست‌ که‌ پاسخی‌ برای‌ نکاتی‌ که ‌می‌گویم‌ نداشته‌ باشم‌.

همه چیز تکنولوژی نیست
روابط عمومی‌ دیجیتال‌ به‌ این‌ معنا نیست‌ که‌ گمان‌ کنیم‌‌ هر روابط عمومی‌ که‌ به‌ تکنولوژی‌های‌ روز ارتباطی‌ مسلح‌ شد، روابط عمومی‌ دیجیتال‌ شده است. چنین‌ نیست‌ نمی‌شود به‌ یک دلیجان یک‌ موتور جمبوجت‌ بست و انتظار داشت‌ که‌ آن‌ دلیجان‌ با موتور جمبوجت‌ حرکت‌ کند، اولین‌ اتفاقی‌ که‌ به‌ محض‌ استارت‌ خوردن‌ آن‌ موتور می‌افتد، ویران‌ شدن‌ و از هم گسسته شدن دلیجان‌ است‌. آن‌ دلیجان‌ نه‌ تنها با آن‌ موتور نمی‌تواند حرکت‌ کند بلکه‌ تمام‌ ساختارش‌ نیز به هم‌ می‌ریزد.

شاید این‌ حرف من‌ علامت‌ سؤال‌ بزرگی‌ ایجاد کند که‌ یعنی‌ چه‌؟ اگر ما به ‌ICT  مسلح‌ شدیم‌ یا به‌ مفهوم‌ مدرن‌تر آن‌ یعنیNICT مسلح‌ شدیم‌ که در واقع تکنولوژی‌های نوین ارتباطی و اطلاعاتی است، چرا روابط عمومی‌ دیجیتال‌ ‌ نیستیم.

نکته‌ کلیدی‌ این‌ جا است‌ که‌ روابط عمومی‌ها در حال‌ حاضر برای‌ این‌ که‌ از طرف‌ روابط عمومی‌ سنتی‌ به‌ طرف‌ روابط عمومی‌ دیجیتال‌ حرکت‌ کنند در دو حیطه‌ بزرگ ‌درگیر چالش‌ هستند؛ عرصه‌ اول،‌ کاربری‌ تکنولوژیک‌ است‌ که‌ می‌شود روی‌ آن نور انداخت‌ و ساعت‌ها حرف‌ زد که‌ کاربری‌ تکنولوژیک‌ در دنیای‌ امروز یعنی‌ چه‌؟ خوب‌ وقتی‌ ما حرف‌ کاربری‌ را می‌زنیم‌ درواقع‌ باید راجع‌ به‌ سواد امروز حرف‌ بزنیم‌ و وقتی‌ بحث‌ سواد امروز پیش‌ می‌آید؛ به‌ دنبال‌ آن‌ بحث‌ سواد رسانه‌ای‌ پیش می‌اید که‌ در حال‌ حاضر خودش یک بحث  بزرگ‌ است‌. ظاهرا روابط عمومی‌ها خودشان‌ را از سواد رسانه‌ای‌ بی‌نیاز می‌بینند اما باید یاداوری کنم که سواد رسانه‌ای‌ در جهان‌ امروز فقط خواندن‌ و نوشتن‌ نیست‌.

‌اما آن‌ حیطه‌ دوم‌ که‌ خدمتتان‌ گفتم‌ مربوط به مخاطبانی‌است که‌ در حال‌ دگرگونی‌های عظیمی هستند و متاسفانه روابط عمومی‌ سنتی‌ متوجه‌ این تغییر ماهیت و تغییر جغرافیای‌ مخاطبانش‌ نیست‌. لابد سری ‌که‌ درد نمی‌کند احتمالاً چشمانش‌ خوب‌ نمی‌بیند.

تاکید می‌کنم آن‌ چیزی‌ که‌ الان‌ در دنیای‌ امروز پایه‌ بحث‌  روابط عمومی‌ دیجیتال‌ را تشکیل‌ می‌دهد، کاربری‌ تکنولوژیک‌ نیست‌؛ برخی از همکاران‌، گمانه‌زنی‌هایی‌ در خصوص روابط عمومی‌دیجیتال‌ داشته‌ و من هم مطالب آن‌ها‌ را خوانده‌ام‌، متاسفانه تصویری‌ که‌ آن‌ها از
روابط عمومی‌ دیجیتال ‌دارند تصویری‌ تکنولوژیک‌ است‌ که‌ در حقیقت‌  فقط بخشی‌ از روابط عمومی‌ دیجیتال‌ است‌.

مخاطبان‌ شما و همین‌ طور مخاطبان‌ رسانه‌ها در حال‌ تغییرند، به‌ نظر من‌ روابط عمومی‌ها متولد شدند که‌ پاسخگوی‌ رسانه‌ها باشند و هنوز کم و بیش این‌ عادت‌ را دارند و سعی‌ می‌کنند که‌ پاسخگوی‌ رسانه‌ها باشند. اما آن‌ دسته از روابط عمومی‌ها‌ که‌ دارند از این‌ عادت‌ فاصله‌ می‌گیرند همان‌هایی‌ هستند که‌ بستر دیجیتالیزم‌ و بستر حرکت‌ به‌ طرف‌ روابط عمومی‌ دیجیتال‌ را به‌ طور طبیعی‌ هموار کرده‌ و طی‌ می‌کنند.

بنابراین‌ اگر می‌گویم‌ یک‌ عرصه بزرگ‌، همین عرصه‌ تغییر و تحولات‌ در اردوی‌ مخاطبان‌ است به‌ این‌ دلیل‌ است‌ که‌ در نزد مخاطبان‌ رسانه‌ها هم‌ همین‌ تحولات‌ در حال‌ رخ‌ دادن‌ است‌ امروز مخاطبان به‌ محض‌ این‌ که ‌از رسانه‌ای‌ پاسخ‌ لازم‌ را نگیرند از آن‌ رسانه‌ فاصله‌ می‌گیرند و اساساً ریزش‌ تیراژها در رسانه‌های ‌مکتوب‌ یا پیدا شدن‌ بخشی‌ به‌ نام‌ مخاطبان‌ غیر وفادار از همین‌ جا ناشی‌ می‌شود.

پس‌ بنابراین‌ تغییری‌ که‌ در عرصه‌ مخاطبان‌ در حال‌ رخ‌ دادن‌ است‌ به‌ نظر من‌ رو به تحقق‌ کامل است‌ و در حال‌ حاضر مخاطبان‌ روابط عمومی‌ها فقط رسانه‌ها نیستند.

عادت‌ نکنید که‌ برای‌ رسانه‌ها بیانیه‌ خبری‌ تهیه‌ کنید، فولدر بفرستید یا بازدید بگذارید.‌ اگر دقت‌ کنید‌ این ‌مخاطبان‌ تغییر یابنده؛‌ خواسته‌ و ناخواسته‌؛‌ خودشان‌ معماران‌ روابط عمومی‌ها هستند و امروز خودشان‌ به‌ راحتی‌ سایت‌ می‌زنند و راجع‌ به‌ شما، محصول‌ شما و خدمات ‌شما دست‌ به‌ قضاوت‌ آن هم در تیراژی جهانی‌ می‌زنند.

مخاطبانی‌ که‌ امروز صاحب‌ سایت‌ هستند هر مطلبشان‌ یک‌ سلام‌ به‌ جهان‌ است و از بنابراین‌ از دایره تاثیرات احتمالی شما بسیار فراتر می‌روند. امروز محصولات‌ بسیاری‌ از شعبه‌های کمپانی‌های‌ بزرگ؛ در سطح‌ جهانی‌ از طرف‌ مصرف‌کنندگان‌ ‌بمباران‌ دیجیتالی‌ می‌شند و کمپانی‌ مادر را وادار می‌کنند تا مدیریت‌ و سیستم‌ شعبه‌‌های منطقه‌ای‌ خودش‌ را تغییر دهد. با این‌ پیش‌ درآمد اجازه‌ می‌خواهم‌ اشاره‌ کنم‌ به‌ برخی‌ از رگه‌های‌ تحول‌ در حیطه‌ روابط عمومی‌ دیجیتال ‌و هفت‌ محور را ‌ طرح‌ کنم‌.

در بحث‌ امروز اگر از مخاطب‌ یک‌ مقدار‌ بیشتر بگویم‌ به‌ محور دوم‌ خواهم‌ رسید. می‌توانم ‌این‌ را اضافه‌ کنم‌ که‌ نگاه روابط عمومی‌ سنتی‌ ‌ به‌ مخاطب‌، نگاه‌ برخاسته از تئوری تزریقی‌ است‌ یعنی‌ می‌خواهد ‌مخاطب‌ را پیوسته در یک‌ حالت‌ تحمیل‌گری‌، ارسال‌ یک‌ سویه‌ و درحالت‌ ارتباط یک‌ طرفه‌ حفظ کند. اجازه می‌خواهم به ادبیات ‌ارتباطات‌ و ‌ در همین‌ رشته‌ تخصصی‌ شما (روابط عمومی‌) به‌ دو‌ ترم‌ علمی‌ که رخ‌ نشان‌ داده اشاره کنم.

سیاست امروز روابط عمومی‌ها دیگر سیاست‌ پوشینگ‌  Pushing نیست‌، پولینگ‌ Polling است.‌ یعنی اینکه‌ روابط عمومی‌ها دیگر نمی‌توانند مضمونی‌ را به‌ صورت‌ یک‌ جانبه‌ به‌ طرف‌ مصرف‌کنندگانشان‌ پوش‌ کنند؛ بلکه‌ سیاست‌ امروز سیاست‌ پولینگ‌ و  در نظر گرفتن نظرات است یعنی‌ باید در واقع‌ به‌ جای‌ رسانه‌ مداری‌، روابط مداری‌ و روابط عمومی‌ مداری‌؛ مخاطب‌ محوری‌ را اصل‌ قرار دهند.

این‌ بحث‌ آنقدر جلو رفته که‌ می‌گویند هر مخاطبی‌ یک‌ دموگرافی‌ ویژه و خاص خودش را دارد که‌ می‌شود، آن‌ را ترسیم کرد و تماشایش‌ کرد. پس باور بفرمایید امروز در روابط عمومی‌‌های مدرن بحث‌ دموگرافی‌ تک‌ نفره مطرح‌ است‌. دیگر مخاطب‌ را جمع‌فرض‌ نمی‌کنند، روابط عمومی‌ باید به‌ شیوه‌ دموگرافی‌ یک‌ نفره‌ عمل‌ کند یعنی‌ باید حتی‌ پاسخگوی‌ یکایک‌ مخاطبانش‌ باشد.

غیر از تحولات‌ مربوط به حیطه‌ مخاطبان‌ مطلب‌ دومی‌ که‌ می‌خواهم‌ به‌ آن‌ اشاره‌ کنم‌ اشتباه‌ فاحشی‌ است‌ که‌ روابط عمومی‌های‌ سنتی‌ پیشه‌ می‌کنند و در روابط عمومی‌های‌ دیجیتالی‌ ستم‌ تلقی‌ می‌شود. آن‌ اشتباه‌ این‌ است‌ که‌ رویه‌ها یا کنش‌ها را با اهداف‌ اشتباه‌ می‌گیرند و این‌ فاجعه‌آمیز است‌. فرض‌ کنید ما اسیر مجموعه‌ موجود در این مکانی شویم‌؛ که در آن گرد آمده‌ایم؛ و به دیگر زبان گمان کنیم که برای‌ این‌ تریبون و برای صندلی‌ها گرد آمده‌ایم‌ و یا مثلا یادداشت‌ برداری کنیم‌ که‌ چه‌ کسانی‌ غیبت‌ کرده‌اند. در صورتی که با این ‌کنش‌ باید به‌ دنبال‌ یک‌ هدف‌ بزرگتر باشیم‌.

هنوز در عرصه روابط عمومی‌های‌ سنتی‌؛ گرفتاری‌ عدم‌ تمییز دادن‌ کنش‌ و هدف‌ از یکدیگر کماکان وجود دارد. بنابراین‌ وقتی‌ هم‌ می‌خواهند دیجیتال‌ شوند با همان‌ دید به‌ جلو می‌آیند و فکر می‌کنند اگر دارای‌ وب‌ سایت‌ شدند و به‌ جایی‌ ایمیل‌ زدند، به‌ این‌ معناست‌ که‌ روابط عمومی‌ دیجیتال شده‌اند. داشتن‌ وب‌ سایت‌ یک‌ کنش‌ است‌؛ هدف‌ شما نیست.‌ این‌ آسیب‌ همین‌ الان‌ هم‌ در بین‌همکاران‌ شما قابل‌ تحقیق‌ است‌ یعنی‌ گمان‌ ‌ این‌ است‌ که‌ اگر احتمالاً توانستند یک‌ وب‌ سایت‌ راه‌ اندازی‌کنند دیگر به‌ آن‌ها می‌گویند وارد فیلد دیجیتالیزم‌ شده‌‌اید. اما در جهان‌ امروز به آن روابط عمومی‌  می‌شود دیجیتال‌ گفت‌ که‌ ‌ بتواند مسائل مخاطب‌ را از نظر مشکلاتی‌ که‌ با تکنولوژی‌های‌ ارتباطی‌ پیدا می‌کند مدام تعقیب‌ کند. وظیفه‌ روابط عمومی‌ دیجیتال‌ تعقیب‌ پیاپی‌ مسایل ‌کاربران‌ در ارتباط با خدمات‌ و محصولاتی‌ است که آن‌ روابط عمومی در رابطه‌ با تکنولوژی‌ ارتباطی‌اش‌ قرار دارد‌. یعنی‌ باید مدام‌ نگاه‌ خود را متمرکز کند به‌ روی‌ آن‌ گرفتاری‌هایی‌ که‌ در مسیر ارتباط تکنولوژیک‌، بین‌ خودش‌ و مشتری ‌ایجاد می‌شود. ببخشید این قدر صریح‌ از واژه مشتری‌ استفاده می‌کنم؛ من‌ نمی‌توانم‌ از نظر علمی‌ و ارتباطی‌ هیچ‌ معنایی‌ به‌ غیر از مشتری‌ از‌ مخاطب‌ درک‌ کنم‌.

حتی‌ اعتقادم‌ این‌ است‌ آن‌ چیزی‌ که‌ به‌عنوان‌ خدمات‌ می‌شناسیم‌؛ آن‌هم یک محصول‌ نامرئی‌ است‌ و روابط عمومی‌ باید این‌ برخورد را بی‌ تعارف‌ با ‌خودش‌ داشته‌ باشد بنابراین‌، اینکه می‌گویم‌ روابط عمومی باید رابطه‌ مشتری‌ و تکنولوژی‌ را تعقیب‌ ‌کند، منظورم‌ یک‌ کنش‌ نیست‌ بلکه‌ قرار است‌ مشکل‌ مشتری‌ را حل‌ کند.

یک‌ نمونه‌ ساده‌‌ برای‌ این‌ مورد مثال‌ می‌زنم. شما احتمالاً بیرون‌ از ایران‌ از کتابفروشی Amazon در اینترنت‌ کتاب‌ خریده‌اید. Amazon روابط عمومی‌ دارد به‌ نظر شما روابط عمومی‌ آن چه‌ کار باید بکند باید این‌ طرف‌ و آن‌ طرف؛‌ بروشور و فولدر بفرستد و به ‌مشتری‌هایش‌ بگوید مثلاً من‌ این‌ جا چهار میلیون‌ جلد کتاب‌ دیجیتالی‌ دارم؛‌ خب‌ حتی این‌ها را هم گفت؛ بعد چه؟‌ اما نگاه‌ اصلی ‌آن‌ روابط عمومی‌ در این‌ جا متمرکز می‌شود که ببیند در راه‌ ‌ ارتباط دیجیتالی‌ Amazon با مشتریان‌ چه‌ نوع ‌موانعی‌ وجود دارد که اگر رفع‌ شود خریداران  می‌توانند دسترسی‌ بیشتری‌ به‌ خدمات‌ و محصولات‌ Amazon  پیدا کنند. جف‌ بزوز رییس‌ Amazon سی‌ و سه‌ ساله‌ بود که به عنوان مرد سال جهان‌ انتخاب‌ ‌شد من‌ بخشی‌ از این اتفاق را‌ مدیون‌ استراتژی‌ ارتباطی‌ او‌ می‌دانم‌. حالا اگر من‌ بخواهم‌ از این Amazon یک‌ کتاب‌ راجع‌ به‌ روابط عمومی‌ خریداری‌ کنم‌ وقتی‌ روی‌ کتاب‌ موردنظرم‌ کلیک‌ می‌کنم‌ به‌ من‌ می‌گوید می‌خواهی‌ هشت‌ صفحه‌ از این‌ کتاب‌ را ببینی‌؟ وعلی‌ القاعده‌ هیچکس نیست که از چنین پیشنهادی‌ بدش بیاید. وقتی‌ که‌ هشت‌ صفحه‌ را می‌بیند‌، می‌پرسد: می‌خواهی‌ ببینی‌ تا به‌ حال‌ چه‌ کسانی‌ این‌ کتاب‌ را خریده‌اند؟ چرا چنین‌ سرویسی‌ را می‌دهد، من‌ فکر می‌کنم‌ برای‌ این‌ که‌ سریع‌ بدانیم‌ کتابی‌ را که‌ می‌خواهیم‌ بخریم، بتوانیم‌ نوع‌ نگرش‌ نویسنده‌اش را‌ به‌ راحتی‌ از طریق کسانی که‌ آن‌ کتاب‌ را خریده‌اند، دریابیم‌ حال‌ کتابی‌ را که‌ فرض‌ کنید ژاک‌ دریدا خریده‌ باشد برای‌ شما یک‌ علامت‌ دارد و اگر یک‌ نویسنده‌ و تئوریسین‌ محافظه‌کار دست‌ راستی‌ در آمریکا آنرا خریده باشد باز هم می‌تواند معنای دیگری‌ داشته باشد و فرضا بفهمید که‌ این‌ کتاب‌ احتمالا یک‌ کتاب‌ تئوریک‌ است‌. اما بازی‌ این‌ جا تمام‌ نمی‌شود؛ این‌ها استراتژی‌های‌ ارتباطی‌ در عرصه‌  روابط عمومی‌ دیجیتال‌ است‌ و رفع‌ مشکلات‌ مخاطبان‌ در تنگناهای تکنولوژیک ‌که‌ در مسیر ارتباط به‌ وجود می‌آید.

مورد سومی‌ که‌ باز‌ بحث‌ روز روابط عمومی‌ دیجیتال‌ است‌ بحثی‌ است‌ به‌ نام‌ Refresh  به‌ معنی ‌دوباره‌ تازه‌ شدن‌. شما که‌ با اینترنت‌ کار می‌کنید،  اگر دکمه‌ روی‌ مرورگرهایتان‌ به‌ نام Refresh را کلیک کنید و یا به‌ جای‌ آن‌ دگمه ‌F5  را بزنید صفحه‌تان‌ تغییر می‌کند و دوباره‌ تازه‌ می‌شود. همین‌ اصطلاح‌ در حاضر برای‌ روابط عمومی‌های‌ دیجیتال‌ کاربرد پیدا کرده‌ است.‌ یکی‌ از رفتارهای‌ روابط عمومی ‌دیجیتال‌، همین‌ قدرت‌ تازه شدن است. یعنی‌ ‌بتواند پیوسته خودش‌ را در برابر‌ مخاطبانش‌ Refresh  کند. اگر بخواهم‌ از اینترنت‌ مثال‌ بزنم‌ به‌ ‌  Google news اشاره می‌کنم که خودش‌ هر ده‌ دقیقه یکبار ‌Refresh می‌شود.

امروز ارسال بیانیه‌های‌ مکتوب‌ مقامات‌ شرکت‌ها و نهادها برای‌ رسانه‌ها دیگر جوابگو نیست‌ شما باید مضمون‌ داشته ‌باشید و این‌ مضمون‌ را مدام‌ نو به‌ نو کنید و می‌توانم‌ همین‌ بحث‌ را لینک‌ بدهم‌ به‌ بحثی‌ که درباره جغرافیای‌ مخاطب‌ یک ‌نفره‌ کردم. اگر می‌گویم‌ ‌ مضمون‌ باید داشته‌ باشید؛‌ این‌ مضمون‌ بعضی‌ وقت‌ها ممکن‌ است‌ فقط برای‌ یک‌ نفر باشد یا بعضی‌ وقت‌ها ممکن‌ است‌ یک‌ مضمون‌ واحد‌ را، به‌ شکل‌های‌ گوناگون‌ برای‌ چند مخاطب‌ نوشت‌. روابط عمومی‌ها به این‌ مورد که یک مضمون را با ادبیات و ساختار متفاوت برای‌ چند مخاطب‌ تولید کنند هنوز عادت‌ نکرده‌اند‌. هنوز نمی‌توانند‌ باور کنند که‌ برای‌ همه‌، یک‌ بیانیه‌ نباید نوشت‌، البته‌ دلایل‌ روابط عمومی‌های‌ کشور را هم‌ می‌دانم باو شنیده‌ام و خوانده‌ام که می‌گویند‌ ساختارمان‌ این‌ طور‌ است‌، بودجه‌ کم‌ می‌دهند، رییسمان‌ اجازه‌ نمی‌دهد و... ولی نمی‌دانم‌ ‌ چه‌ وقت ‌این‌ سیکل‌ باید قطع‌ شود. بالاخره‌ تا کی‌ باید این‌ قضایا‌ را گفت و در همان‌ وضعیت‌ ‌ قبلی باقی ‌ماند.

در مورد نوسازی‌ مضمون‌ خودتان‌ بروید Search کنید؛ روابط عمومی‌ها قبلا از عبارت  Press release به عنوان معادل برای بیانیه‌های‌ مطبوعاتی‌ خودشان استفاده می‌کردند و بعد رسیدند به News release   یا بیانیه خبری اما امروز در دنیای‌ روابط عمومی‌ اصطلاحی‌ دیگری هم داریم‌ که به‌ نام‌ Thematic release  یا بیانیه‌ موضوعی‌ معروف شده است. در این تکنیک‌ به‌ روابط عمومی‌ گفته می‌شود موضوع‌ را انتخاب‌ کن‌، آن ‌موضوع‌ را در لیدت‌ صریح‌ بگو و بقیه‌ را به‌ همان‌ موضوع‌ اختصاص‌ بده‌. پس‌ بنابراین‌ هر روابط عمومی‌ با تکیه‌ بر راه‌های گوناگون و با ‌Refresh  شدن‌ خودش‌ را به‌ این‌ مهم‌ نزدیک‌ می‌کند. یکی‌ از آن‌ راه‌ها هم‌ همین تکیه‌ بر Thematic release یا بیانیه‌ موضوعی‌ است‌ که‌ در دنیای‌ امروز رایج‌ شده‌ است‌. به‌ هر حال‌ در روابط عمومی‌ سنتی‌ وقتی شما بیانیه ‌می‌فرستید باید منتظر بمانید تا یک‌ رسانه‌ قصه‌تان‌ را ساز و شروع‌ کند و اگر آن‌ رسانه‌ شروع‌ نکرد قصه‌تان‌ در بدو تولد مرده‌ به‌ دنیا آمده‌ است‌. ولی‌ در برخوردهایی‌ مبتنی بر  Refreshingکه می‌تواند در محیط وب‌ سایت‌ شما باشد قادر خواهید بود در بیانیه‌هایی‌ که‌ می‌فرستید، تحت‌ عنوان‌ Thematic release
خودتان ادامه‌ دهنده‌ داستان‌ خود  باشید؛ ولی‌ در مدل‌ سنتی‌ ادامه‌ دهنده‌ داستان‌، جبراً رسانه‌ها هستند.

این‌ نکته‌ را هم‌ بگویم‌ که در Thematic release هم‌ اصل و اساس‌ و تکیه‌ بر روی‌ تمی‌ است‌ که‌ مشکل‌ را حل ‌کند؛ نه هر تمی که شما بخواهید.

محور چهارم‌ بحث‌ من؛ بحث‌ پاسخگویی‌ است‌ که در  روابط عمومی‌ دیجیتالی‌ از آن‌ تحت‌ عنوان‌  Customize  یاد می شود؛ البته‌ این‌ اصطلاح را هم‌ در محیط وب ‌داریم‌، احتمالا در سایت Yahoo دیده‌اید که به‌ شما این‌ امکان‌ داده می شود که‌ صفحه‌تان‌ را طوری‌ تنظیم‌ کنید که‌ هر وقت ‌می‌آیید اطلاعات‌ مربوط به‌ خودتان‌ آنجا باشد اگر گزارش‌ وضع‌ هوا را نمی‌خواهید حذف‌ کنید، اگر نتایج‌ مسابقات‌ فوتبال‌ را نمی‌خواهید حذف‌ کنید. یعنی‌ وقتی‌ می‌آیید، از قبل‌ بگویید که‌ فقط خبرهای‌ روابط عمومی‌، خبرهای‌ ارتباطات‌ و یا خبرهای‌ قیمت‌ سهام‌ و روزنامه‌نگاری‌ را بده‌ و هر وقت‌ که‌ شما وارد آن‌ سایت‌، شوید فقط آن‌ اطلاعات‌ موردنظر در مقابل‌ شما ظاهر می‌شود و بقیه‌ امکانات‌ آن‌ سایت‌ در دسترس‌ شما نیست‌؛ به این‌ امکان‌ در محیط وب‌ ‌Customizing  می‌گوییم‌.

در حال‌ حاضر یکی‌ از نشانه‌های‌ قدرت در روابط عمومی‌ ‌ Customizing  یا قدرت‌ پاسخ‌ دادن‌ است‌. در واقع‌ پاسخگویی‌ منحصر به‌ هر مخاطب. یعنی‌ بتوان برای‌ هر مخاطب‌ پاسخ‌ موردنظرش را فراهم کرد. در چنین حالتی شما نمی‌توانید برای‌ دو نوع‌ مخاطب‌ یک‌ پرسش‌ داشته باشید. روابط عمومی‌ دیجیتال ‌باید توان‌ پاسخگویی مبتنی برCustomize  را داشته باشد.

ویژگی‌ دیگر روابط عمومی‌ دیجیتال‌؛ پاسخگو بودن‌ از نظر زمانی‌ است‌. اصطلاح‌ معروف‌ روابط عمومی‌های‌ هفت‌ در بیست‌ و چهار یا کتابخانه‌های‌ هفت‌ در بیست‌ و چهار، که سازمان‌های پیشتاز سعی‌ می‌کنند با آن‌ شیوه‌، خودشان‌ را معرفی‌ می‌کنند به این معناست که‌ من‌ سازمانی‌ هستم‌ که‌ هفت‌ روز هفته؛‌ بیست‌ و چهار ساعته‌ پاسخگو هستم‌ و در چنین سازمان‌هایی تعطیلات‌ رسمی‌ و ساعت‌ تماس‌ و وقت‌ ملاقات‌ قبلی‌ و غیره وجود ندارد. روابط عمومی‌های‌ این نوع سازمان‌ها‌‌، تنها کانال‌ تبدیل‌ شدن‌ سازمان‌ها ‌به‌  مجموعه‌‌های هفت‌ در بیست‌ و چهار هستند‌ و این‌ هفت‌ در بیست‌ و چهار بودن اصلی‌ترین‌ ویژگی‌ سازمان‌های پاسخگو است‌.

روابط عمومی‌های‌ دیجیتال‌ یک‌ فرصت‌ را نیز هیچ‌گاه ‌ از دست‌ نمی‌دهند و جزو شاخص‌هایشان‌ است‌ و آن ‌فرصت‌ ‌ این‌ است‌ که‌ می‌دانند در هر نوع‌ ارتباطی‌ فقط یک‌ زمان‌ مشارکت‌ ذهنی‌ با جامعه‌ مخاطب‌ وجود دارد. من‌ الان در در بهترین‌ حالت‌ مشارکت‌ ذهنی‌ هستم؛‌ چرا؟ چون‌ شما از قبل‌ و با انتخاب‌ خودتان به‌ اینجا آمده‌اند تا به مطالب‌ من راجع‌ به‌ روابط عمومی‌ دیجیتال‌ توجه‌ کنید. من‌ اگر الان بگویم‌ ‌ ببخشید، می‌شود از اینجا بیرون‌ بروم‌ و مثلاً سیگار بکشم‌ و قدم‌ بزنم‌ و نیم‌ ساعت‌ دیگر یا دو ساعت‌ دیگر بیایم‌، هم شما ناراحت خواهید شد و هم من آن‌ زمان‌ مشارکت‌ ذهنی‌ را از دست‌ داده‌ام‌ ما در علم‌ ارتباطات‌ به حالت می‌گوئیم  mind sharing یعنی‌ موقعی‌ که‌ ذهن‌های ما با هم‌ share می‌شود. رسانه‌های حرفه‌ای این‌ نکته‌ را خوب‌ می‌فهمند و آن‌ موقع‌ است‌ که‌ پشت‌ سرهم‌ مثلا بابت‌ سؤال‌ و نکته‌ای‌ که‌ دارند تلفن ‌می‌زنند. اگر شما در آن‌ لحظه‌ به‌ آن‌ها پاسخ‌ ندهید   کلید آن ‌mind sharing قطع‌ می‌شود و چون‌ رسانه در چنین حالتی پاسخ‌ نگرفته‌، در موضع‌ حمله‌ قرار می‌گیرد و نه‌ در این موضع‌  که‌ با شما مشورت‌ کند و اطلاعاتی‌ را بگیرد. یعنی‌ اساساً گارد گرفتن ‌زمانی‌ شروع‌ می‌شود که‌  فاز mind sharing جواب‌ نگیرد.

پس یکی‌ از ویژگی‌های‌ پاسخگویی‌ در روابط عمومی‌ دیجیتال‌ درک‌ موقعیت‌ مشارکت‌ ذهنی‌ است واینکه مخاطب‌ در همان‌ لحظه‌ جوابش‌ را از سازمان‌ مربوطه‌ بگیرد.

روابط عمومی‌های‌ دیجیتال‌ از یک‌ جهت‌ عین‌ گزارشگران‌ هستند. گزارشگران‌ همیشه‌ در این‌ فکرند که‌ ‌ چه‌ باید بپرسند‌ و روابط عمومی‌های‌ دیجیتال‌ همیشه‌ دراین‌ فکر که‌ از من‌ چه‌ چیزی‌ ‌پرسیده‌ خواهد شد، یعنی‌ مدام‌ باید هر لحظه‌ای‌ را که‌ تماس‌ گرفته‌ می‌شود به‌ mind sharing تبدیل کند. یعنی ‌در یک‌ حالت‌ پیوسته‌، پاسخگویی‌ خودش‌ را نگه‌ دارد.
اما ممکن‌ است‌ شما بگویید که‌ چه‌ طور باید پاسخ‌ دهیم.‌ من‌ در واقع‌ دارم‌ حالا از محور ششم‌ صحبت‌ می‌کنم‌. روابط عمومی‌ مدرن‌ باید در هر نوع‌ ارتباطی‌ که‌ دارد برقرار می‌شود از خودش‌ سؤال‌ کند که‌ چرا من‌ باید این‌ را بخوانم‌؟ یا چرا باید این‌ را ببینم‌؟ یا چرا باید به‌ این‌ گوش‌ بدهم‌؟ اگر به‌ این‌ پرسش‌ها‌ در گام‌ اول‌ پاسخ‌ ندهید مرگ‌ ارتباط فرا رسیده‌ است‌. یعنی‌ در ارتباط امروز به‌ این‌ نوع‌ بیانیه‌ها، بیانیه‌های ‌killer  می‌گویند یعنی‌ بیانیه‌هایی‌ که‌ می‌کشند و قاتل‌ ارتباط هستند.

پس‌ در روابط عمومی‌ دیجیتال‌ برای هر چه‌ به‌ عنوان‌ پیام‌، تنظیم‌ و ارسال‌ می‌کنید این‌ نکات در ذهنتان باشد‌ که‌ آن‌چه دارد ارسال‌ می‌شود در وهله‌ اول‌ باید به‌ این‌ پرسش‌های‌ مخاطب‌ پاسخ‌ دهد که‌ چرا من‌ باید این‌ را تعقیب‌ کنم‌، چرا باید این‌ را بخوانم‌ و چرا باید این‌ را ببینم. این‌ اولین‌ نکته‌ است‌.

اما نکته‌ دوم‌ ساختار بسیار محکم‌ پیام‌ها است‌. باور کنید امروز گوش دادن کار سختی شده است. باید کوتاه گفت و مفید تا شنیده شود. به‌ بچه‌های‌ خودتان‌ نگاه‌ کنید چقدر اهل‌ گوش‌ دادن‌ هستند؛ پس وقتی‌ دارید‌ مخاطب‌ را با آسانسور به‌ طبقه ‌مدیریت‌ می‌برید در همان فاصله‌ مثلا‌ سی‌ ثانیه‌ای‌ خود‌ و مجموعه‌تان‌ را معرفی‌ کنید. به این مهارت در دنیای روابط عمومی‌ها می‌گویند Elevator speech و چرا می‌گویند کوتاه‌ حرف‌ بزن‌؟ برای‌ این‌ که‌ حواس‌ مخاطب‌ پرت‌ نشود و بیراهه‌ نرود و این یکی از اصلی‌ترین‌ ستون‌ها در استراتژی‌ بازاریابی‌ است‌ که‌ مخاطب‌ متمرکز باشد، یعنی‌ حواسش‌ به‌ شما باشد و استارت‌ جلب‌ حواس ‌مخاطب‌ از بیانیه‌ای‌ که‌ دارید می‌فرستید زده‌ می‌شود و باید از زیاده‌گویی‌ و این‌ که‌ دو ساعت‌ بخواند و متوجه‌ نشود مبری‌ باشد.

نکته‌ بعدی‌ که‌ در پاسخگویی‌ها‌ لحاظ می‌کنند، استفاده‌ فراوان‌ از نقل‌ قول‌ است‌ بیانیه‌های‌ روابط ‌عمومی‌های‌ معتبر دنیا را نگاه کنید همه‌‌ متکی‌ بر نقل‌ قول‌ است‌ و در آن‌ نقل‌ قول‌هاست که ‌مکانیزم‌ها و دیدگاه‌های‌  خود‌ را توضیح‌ می‌دهند و‌ به‌ گونه‌ای‌ عمل‌ می‌کنند که‌ هیچ‌ وقت‌ مستقیماً حس‌ نکنیم‌ ما را خطاب‌ قرار داده‌ اند‌. به عنوان یک نمونه ملموس متاسفانه‌ خیلی‌ از خانواده‌‌ها در روابط خانوادگی‌ با روح‌ ارتباطات بین‌ فردی‌ آشنا نیستند و بچه‌هایشان‌ را سریع‌ تحقیر می‌کنند مثلاً جملات‌ تو بی‌عرضه‌ای‌، تو نمی‌توانی‌ و تو اینجوری‌ هستی؛ را به جای‌ تو باید این‌ طور باشی‌)، تو باید پر قدرت‌ باشی‌؛ تو باید نترس‌ باشی‌ خرج می‌کنند، این‌موارد که بوی‌ نفتالین‌ می‌دهد، در بحث‌های‌ ارتباطی نقد‌ شده‌‌اند‌؛ می‌شود گفت چقدر خوب‌ توانسته‌ای‌ این‌ سه‌ کار را با هم‌ انجام‌ دهی؛‌ من‌ که‌ به‌ ذهنم‌ نمی‌رسید تا غیرمستقیم‌ آن‌ پمپاژ روحی‌ صورت‌ ‌گیرد. اگر قرار است‌ انتقادی‌ طرح شود باید غیرمستقیم‌ مطرح‌ شود نه‌ مستقیم؛ می‌گویند خبرهایی‌ زنده‌اند که‌ در آن‌ها صدای‌ حرف ‌می‌آید. ولی‌ متأسفانه‌ این‌ شیوه‌ دوره‌‌ ژوراسیک‌ خبرنویسی یعنی هرم‌وارونه‌ تکراری ما را رها نمی‌کند؛‌ یک‌سری‌ واژه های‌ تکراری‌، بی‌ربط و دایمی‌ می‌شنویم‌: شایان ‌ذکر است‌، لازم‌ به‌ یادآوری‌ است‌؛ یا در یک‌ تحول‌ دیگر از جمله‌ آن‌هاست

باور امروزین این است که استراتژی‌ سازمان‌ها‌ باید بر سه‌ نکته‌ متمرکز ‌باشد:
یکی‌ اینکه‌، فرق‌ من ‌با دیگران‌ در چیست‌؟ این‌ مورد در آن‌ نقل‌ قول‌ها پیدا می‌شود، سازمان‌ باید فرق‌ خودش‌ را با دیگران‌ در آن‌ نقل‌قول‌ها بگوید.

نکته‌ دوم‌ اینکه‌، خدمات‌ یا محصولات‌ من‌ چه‌ مشکلی‌ از شما حل‌ می‌کند؟ به‌ همین‌ صراحت ‌باید بگوید. داشتم متنی‌ را راجع‌ به‌ فیلم‌ ارباب‌ حلقه‌ها می‌خواندم؛‌ مطلبی‌ که‌ توجه‌ام‌ را جلب‌ کرد بحث‌ Brand بود و افرادی‌ که ‌در فیلم‌ حضور داشتند باید آن‌ را روی‌ لباسشان‌ نصب‌ می‌کردند و در واقع‌ از فروشنده‌ و صاحب ‌Register  فیلم ‌ارباب‌ حلقه‌‌ها جمله‌‌ جالبی خواندم؛ او به‌ این‌ نکته‌ اشاره‌ کرده‌ بود که‌ اگر در دنیای‌ امروز نپذیریم‌ که‌ باید در حالت‌ win to win باشیم یعنی در حالتی که دو طرف‌ برنده‌ باشند، بازی را خواهیم باخت. مخاطب باید سهم خودش را از ارتباط با شما به روشنی درک کند پس‌ در آن‌ نقل‌ قول‌ها از زبان‌ شرکت‌ باید گفته‌ ‌شود که‌ من‌ کدام‌ بخش‌ مشکل‌ شما را می‌توانم‌ حل‌ کنم‌ یا تا چه‌ حد توانایی‌ دارم‌ این‌ مهم‌ را به‌ انجام‌ برسانم‌؛ نباید شعار و کلی‌گویی‌ در کار باشد به‌ عنوان‌ مثال‌ صریح بگوئیدمن‌ متخصص‌ پیچ‌ 112 هستم‌ و لاغیر و در خصوص‌ موارد دیگر با من‌ تماس‌نگیرید.

اساساً سیاست‌های‌ کاری‌ روابط عمومی‌ باید شفاف‌ و Transparent باشد تا قوت‌ و ضعف‌ هر دو در آن‌ دیده‌ شود و این بر خلاف‌ روابط عمومی‌ سنتی‌ است که‌ فقط نگاهبان‌ نور؛ روشنایی‌ و قدرت است‌ و هیچ‌ اجازه‌ای‌ به‌ طرف‌ مقابل‌ نمی‌دهد و همیشه‌ هر وقت‌ با آن‌ تماس‌ بگیرید همه‌ چیز خوب‌ است‌ و هیچ ضعفی وجود ندارد.‌ این‌ با تفکر روابط عمومی‌ دیجیتال‌ کاملاً در تضاد است.

اما در خصوص‌ نحوه‌ پاسخگویی‌ در وب‌ سایت‌ها؛ ‌ مخاطب نباید در وب‌ سایت‌ شرکتی‌ که‌ خودش‌ و چهره‌اش‌ را دیجیتال‌ عرضه‌ می‌کند ؛ 6ساعت‌ دنبال‌ شماره‌ تلفن‌ آن‌ شرکت‌ بگردد و سرانجام‌ در لایه مثلا ‌ 16 سایت آن‌ را پیدا کند.‌ مخاطب‌ اگر بخواهد‌ اطلاعاتی درباره نمایندگی‌های‌ یک شرکت مفروض ببیند؛ باید بتواند همه جا کلیک‌ کند و اطلاعات‌ مورد نظرش‌ را دریافت‌ کند؛‌ مگر این‌ اطلاعات‌ چه‌ هست‌ که‌ آن‌ را در صندوق‌خانه‌ برده‌اید‌ تا  کسی‌ آن‌ها‌ را نبیند یا به‌ سختی‌ ببیند. اگر فردی‌ وارد یک سایت می‌شود حتما با شما کاری‌ دارد و بیکار نیست که‌ بخواهم‌ وبگردی‌ کند‌. اخذ اطلاعات ‌مورد نیاز از وب‌ سایت‌ها گاه‌ برای‌ رییس‌ شرکت‌، مجریان‌ شرکت‌، شعب‌ آن‌ شرکت‌ به‌ خصوص‌ برای‌ روزنامه‌نگاران‌ که‌ با آن‌ ضرب‌الاجل‌ زمانی‌ مواجه‌ هستند خیلی‌ ضرورت‌ دارد. ولی‌ متأسفانه‌ وب‌ سایت‌ها‌ ‌را که‌ نگاه‌ می‌کنید‌ اصلا این‌ آیتم‌ها معلوم‌ نیست‌. از همه‌ مهم‌تر، وقتی‌ شما این‌همه‌ زحمت‌ کشیده‌اید چرا عکس‌های‌ سازمان‌ تان‌ را در وب‌ سایت‌‌هایتان نمی‌گذارید؛ تا دانلود کنند عکس‌ هایی با‌ رزولوشن بالا و آماده‌‌ چاپ‌ که‌روزنامه‌ نگاران بتوانند از آن‌ها‌ استفاده‌ کند.
ترجیح‌ می‌دهم‌ به‌ سمت‌ نتیجه‌گیری‌ از  مطالبی‌ که‌ عرض‌ کردم‌ عمدتاً  طرح‌ مسأله‌ است بروم‌.

چهار نکته:
اولین‌ نکته‌ای‌ که‌ در این‌ نتیجه‌گیری‌ مایلم‌ تکرار کنم‌ این‌ است‌ که‌ روابط عمومی‌ دیجیتال‌ صرفاً مسلح ‌شدن‌ به‌ تکنولوژی‌ روز نیست؛‌ بلکه‌ مدیریت‌ مشکلات‌ مخاطبان‌ در ارتباط با تکنولوژی‌های‌ مدرن‌ ارتباطی‌است‌.

نکته‌ دوم‌ این‌ است‌ که‌ این‌ خطر وجود دارد که در مسیر نیل به روابط عمومی‌؛‌ کنش‌ را با هدف‌ اشتباه‌ بگیرند و برای‌ این‌ که‌ این‌ اتفاق‌ پیش‌ نیاید؛ دیجیتالیست‌ها یا DPR ها می‌گویند ما پل‌ هستیم‌ و بر روی‌  پل‌ نمی‌توان‌ خانه‌ ساخت؛‌ بلکه‌ باید از روی پل عبور کرد. پس هر نوع‌ تکنولوژی‌ که‌ به‌ کار می‌گیرید بدانید باید از روی‌ این‌ پل‌ ارتباطی‌ عبور کرد؛ پل مسیر است؛ هدف نیست؛ کنش است، هدف نیست.

قبل‌ از عنوان‌ مورد سوم‌ از صراحت‌ کلام‌ خود پوزش‌ می‌خواهم‌. ایجاد سایت‌ و ایمیل‌ زدن‌ بزک‌ روابط عمومی‌سنتی‌ است‌. روابط عمومی‌ دیجیتال‌ فقط وب‌ سایت‌ ‌ و ایمیل‌ داشتن‌ نیست‌. معیار ارزیابی روابط عمومی‌ دیجیتال‌ اندازه‌گیری‌ حجم‌ اطلاعاتی‌ که‌ Load کرده‌ نیست؛ معیار اصلی؛‌ میزان‌ تعامل‌ آن‌ روابط عمومی‌ با مشتریان‌اش‌ است‌.

مورد چهارم‌ نتیجه‌گیری‌، نحوه‌ تبلیغ‌ روابط عمومی‌های‌ دیجیتال‌ است.‌ واژه انگلیسی‌ تبلیغات‌ ‌Advertising است‌ اما دیجیتال‌ها Advertising نمی‌کنند. آن‌ها می‌گویند برای‌ روابط عمومی‌ دیجیتال‌؛ تبلیغ‌ با نمایش‌ قدرت‌ واکنش‌ روابط عمومی‌ شروع‌ می‌شود و در بخش‌ بعدی‌ است‌ که‌ تازه‌ نوبت‌ معرفی‌ محصولات‌ و خدمات‌ آن‌ می‌شود. شرکت‌های‌ مخابرات‌ امروز دیگر در تبلیغاتشان نمی‌گویند ما تلفن‌‌های زیبا می‌سازیم‌ و خوش‌ رنگ‌ و...بلکه می‌گویند‌ ما می‌توانیم‌ اینقدر Bit درثانیه اطلاعات‌ جابجا کنیم‌ و بعد اگر لازم‌ بدانند سر وقت‌ معرفی محصولاتشان‌ می‌روند. حتی در بسیاری‌ از جاها بر تبلیغات مبتنی بر هویت شرکت تکیه نمی‌کنند و بهترین‌ حالت‌ را این‌ می‌دانند‌ که‌ بگویند‌ این‌ مشکل‌ خاص‌ را قادریم‌ حل‌ کنیم‌.

‌روابط عمومی‌ دیجیتال‌ فلسفه‌ است‌
به‌ نظر من ‌روابط عمومی‌ دیجیتال‌ بیش‌ از آن‌ که‌ تکنولوژی‌ باشد یک‌ فلسفه‌ است‌، یک‌ نگرش‌ است‌؛‌شاید من‌ نزد بعضی‌ از شما به‌ عنوان‌ یک‌ تکنولوژی‌ زده‌ وحشتناک‌ تصویر شده‌ باشم‌، این‌ را قبول‌ دارم‌ و به ‌شدت‌ هم‌ درگیر تکنولوژی‌‌های ارتباطی‌ هستم‌. ولی‌ شاید اگر از زبان‌ من‌ بشنوید که‌روابط عمومی‌ دیجیتال‌ بیش‌ از آن‌ که‌ تکنولوژی‌ باشد یک‌ فلسفه‌ است‌، تعمق بیشتری خواهید داشت.

و بالاخره آخرین‌ نکته‌ من در مورد روابط عمومی‌ دیجیتال‌ این‌ است‌ که‌ روابط عمومی‌دیجیتال‌ دیگر از زبان‌ شرکت‌ خود حرف‌ نمی‌زند، دیگر ماجراهای‌ شرکت‌ را بازگو نمی‌کند بلکه‌ هر نوع‌ روایت ‌و گزارشی‌ را از زاویه‌ دید مشتریان‌ طراحی‌ می‌کند و حتی‌ گزارش‌های‌ سالیانه ‌آخر سال‌ را هم از زبان‌ مشتریانشان‌ به‌ چاپ‌ می‌رساند.
بنابراین من‌ جمع‌ بندی‌ام‌ را با این‌ نکته‌ پایان‌ می‌برم‌ که‌ به‌ نظر من‌ بحران‌ آینده‌ روابط عمومی‌ها در ایران‌  به‌ طور خاص‌ و بعد در سطح‌ عمومی‌تر مربوط به‌ نیروی‌ انسانی‌ آموزش‌ ندیده‌ برای‌ شرایط دیجیتال ‌است،‌ مواظب‌ باشید‌ نسلی‌ که‌ به‌ خوبی‌ دیجیتالیسم را فراگرفته؛‌ به‌ راحتی‌ صندلی‌هایتان‌ را از زیر پاهایتان ‌خواهد کشید

منبع: مجموعه کتاب های تخصصی روابط عمومی، روابط عمومی الکترونیک

 

روابط عمومی  دیجیتال از نظر پروفسور یحیی کمالی پور :

 

     پرفسور یحیی کمالی پور ،رئیس بخش ارتباطات،مدیرمرکز مطالعات جهانی،بنیانگذار وسردبیر Global Media Journal ،معتقد است: هر چه دنیای ما پیشرفته‌تر می‌شود و تنش‌های داخلی و جهانی افزایش پیدا می‌کند، نیاز به متخصصین روابط عمومی بیشتر می‌شود.
بنیانگذاز انجمن ارتباطات جهانی در دانشگاه پوردو ـ ایالات متحده امریکا که به مناسبت دومین همایش روابط عمومی الکترونیک به ارایه نقطه نظرات خود درزمینه روابط عمومی الکترونیک پرداخته است،می گوید:در دنیای دیجیتال امروز دیگر نمی‌توان مانند گذشته مردم را در تاریکی نگاه داشت و افکار عمومی را برای مدتی طولانی کنترل کرد. امروز اخبار، چه در سطح مملکتی و چه در سطح جهانی، به سرعت نور در سراسر گیتی پخش می شوند و به افکار عمومی مردم دنیا شکل می‌دهند.
وی با تأکید براین که، تصورات ذهنی دیگران از ما، براساس آنچه رسانه‌ها درباره ما می‌گویند و می‌نویسند، شکل می‌گیردادامه داد:  روابط عمومی دیجیتال (الکترونیک) و غیردیجیتال یا سنتی (نوشتاری) می‌تواند هم در عرصه داخلی و هم در عرصه‌ بین‌المللی سرمایه‌گذاری، تحقیق، برنامه‌‌ریزی و چاره‌اندیشی کند.پروفسورکمالی پور می گوید: در دهکده جهانی امروز، در پیشگاه افکار عمومی وجهه منفی و یا مثبت همانند مرگ و یا بقای یک ملت و کشور هستند. امروز عرصة سایبر یا اینترنت مرزهای جغرافیایی و فرهنگی را بسیار کمرنگ و در حقیقت نامرئی کرده است. در این عرصه کاملاً تعاملی و پرشتاب، هیچ انسان، نهاد، شرکت و یا کشوری در امان نیست و نمی‌تواند مثل گذشته هر کاری را انجام بدهد و یا هر حرفی را بنویسد و یا به زبان آورد و در عین حال از گزند روزگار در امان باشد.
بنیانگذاز انجمن ارتباطات جهانی،به وجود رسانه های مختلف دردنیای امروزاشاره کرده وادامه می دهد: امروز شاهد هزاران وبلاگ در ایران و میلیون‌هاوبلاگ در سطح دنیا سایبر هستیم که دائماً در حال تولید و توزیع خبر، نظر، عکس و شایعات هستند. دیگر رسانه‌ها فقط در یک محدوده جغرافیایی محصورنیستند بلکه حضور آنها جهانی است و دسترسی به اطلاعات از هر گوشه‌ دنیا کاریست بسیار سهل و آسان که فقط نیاز است به یک کامپیوتر و اتصال به شبکه‌ی جهانی اینترنت.
پروفسور کمالی پور،درادامه تأکید می کند: دنیائیست بسیار پیچیده و دائماً در حال نوسان و تولید کننده‌ سرسام‌آور حجم اطلاعات (Information explosion) . ولی این دنیا ی جدید فرصتهای چشم گیری برا ی روابط عمومی نوین و یا "سایبر" به ارمغان آورده که یکی از آنهااینست که دیگر ارتباطات یک طرفه نیستند بلکه کاملا دو طرفه و تعاملی هستند.

منابع :  

۱-  http://iranictnews.ir/-    اخبار فناوری اطلاعات وارتباطات

۲-http://www.ses-com.com/-سامان ارتباط سهند -

۳-روابط عمومی درقرن۲۱ -علی غلامیان -http://ravabetmodern.blogfa.com/

۴-مجموعه کتاب های تخصصی روابط عمومی، روابط عمومی الکترونیک

پیش ‌شرط روابط‌عمومی مطلوب

 

روابط عمومی - حسین امامی

بروز تغییر واقعیتی است که روابط عمومی‌ها با آن روبه‌رو هستند. توجه به «مدیریت تغییر» موجب شده تا روابط‌عمومی‌ها امروزه موقعیت بهتری نسبت به گذشته در سازمان‌ها داشته باشند. مدیریت تغییر(ChangeManagement) از سرعت بخشیدن به نحوه انجام کارها سخن نمی‌گوید، بلکه هدف، تغییر نگرش در نحوه انجام کارهاست.

پیوسته از سوی محیط‌های برون سازمانی و درون سازمانی، شوکهایی بر روابط‌عمومی‌ها وارد می‌شود که اغلب ناشی از رشد فناوری‌ها یا عملکرد خود سازمانهاست. از این رو روابط‌عمومی‌ها در جریان و مسیر رودخانه‌ای قرار گرفتند که آنها را به سمت دریایی بزرگ می‌کشاند. اگر خود را با جریان آب رودخانه همسو کردند و توانستند تغییر را در سازمان ایجاد کنند، موفقند وگرنه خلاف جریان آب شنا کردن بی‌فایده است.

حال این تغییر را از کجا شروع کنیم؟ اگر به روشهای اجرایی خود در امور جاری روابط‌عمومی به دیده تردید بنگریم که «آیا این کاملترین و بهترین روش است که به کار برده‌ام یا راه‌های بهتری هم وجود دارد؟» این «تردید»، نقطه شروع در مدیریت تغییر در روابط‌عمومی‌هاست.

شاید به کارگیری فناوری در امور جاری روابط‌عمومی را بتوان شروع مناسبی برای مدیریت تغییر دانست. اما برای به وجود آوردن این تغییر باید فرایندی طی کرد. فرایند تغییر در روابط‌عمومی‌ها از جایی آغاز و طی برنامه‌ای منظم و منسجم، در جایی پایان می‌پذیرد، یعنی کاملاً سیستمی و منطبق بر فرآیند است. این همان شرط رسیدن به یک روابط‌عمومی ایده‌آل و مطلوب است. وقتی تفکر تغییر برای روابط‌عمومی یک سازمان پدید آمد شاهد افزایش کارآیی و اثربخشی پیامها خواهیم بود.

«کورت لوین» همان نام آشنایی که اصطلاح «دروازه‌بان خبری» را به واژگان ارتباطات و رسانه افزوده است، برای ایجاد تغییر سه مرحله را در نظر می‌گیرد: «خروج از انجماد»، «تغییر» و سپس «انجماد مجدد و بازگشت به ثبات و پایداری». همچنین نظریه پردازان مدیریت تغییر، مراحلی را برای ایجاد تغییر ذکر کرده‌اند که بدین شرح است:

0. تدوین راهبرد و طرح

0. شروع طی زمانبندی

0. آزمایش و ارزیابی

0. تعمیم

 اینکه چه چیز را می‌خواهیم تغییر دهیم؟ هدف ما از این تغییر چیست؟ با این تغییر به کجا می‌خواهیم برسیم؟ چگونه تغییر ایجاد می‌شود؟ چه کسانی حمایت و چه کسانی مشارکت می‌کنند؟ ما باید چه کنیم و به چه امکانات و بودجه‌ای نیازمندیم؟ همه سؤالهایی است که هر روابط‌عمومی باید در آغاز کار پاسخ آنها را داشته باشد.

مدیریت تغییر، تغییر در تفکر و دیدگاه‌هاست. هر تغییر را می‌توان مترادف با فرصتی برای رشد و پیشرفت دانست، اما این تغییرات برای کارکنان در نگاه اول یک تهدید به شمار می‌رود. عمدتاً کارمندان تغییر را با ترس می‌پذیرند، اما لازمه مدیریت مناسب این تغییرات، هماهنگ کردن نیروی انسانی در یک جهت و رمز دستیابی به این هماهنگی شفافیت در ارتباطات است.

از سوی دیگر در روابط‌عمومی‌ها، تغییر در «محتوا» بسیار حائز اهمیت است. بکارگیری شیوه‌های جدید در ارایه محتوای پیام، از مواردی است که براساس نوع مخاطب و گوناگونی نوع رسانه‌ها صورت می پذیرد. لازم است در این فرایند ارزش افزوده‌ای برای روابط عمومی ایجاد شود. به عنوان مثال، با بکارگیری خصلت فرامتنی یا hyper text در اینترنت و استفاده از «لینکها» امکان ارایه اطلاعات اضافه و تکمیلی به کاربر در سایت فراهم می‌شود. این اطلاعات می تواند به صورت متن، تصویر، صوت و یا قطعه‌ای از فیلم باشد.

در تفکر مدیریت نوین مطرح شده است که هیچ وقت نباید متوقف شد، مرتب باید به جلو رفت و هیچ‌گاه نباید از شرایط خود راضی باشیم، رقبایمان از ما سبقت می‌گیرند، پس همواره باید در حرکت بود و به طور مستمر در اندیشه بهبود و نوآوری باشیم.

کلام آخر اینکه، روابط‌عمومی بخش مهمی از یک سازمان است که وظایفی همچون اطلاع‌رسانی، اطلاع‌یابی، پاسخگویی، شناخت «افکار عمومی»، شناخت و تجزیه و تحلیل «نقاط قوت و ضعفها و فرصتها و محدودیتها» را بر عهده داشته و در پی آن است تا با پیشگیری از محدودیتها، بهترین استفاده را از فرصتها برای تحقق اهداف سازمان ببرد. با محقق شدن مدیریت تغییر، روابط‌عمومی از مدیریت اجرایی خارج شده و در جایگاه مدیریت استراتژیک قرار می‌گیرد. روابط‌عمومی‌های تغییر یافته، حتی مدیریت ریسک را هم می‌توانند به طور جدی مورد توجه قرار دهند. اینگونه است که یک روابط‌عمومی از حالت ایستا می‌تواند به یک روابط‌عمومی پویا تبدیل شود.

منبع :

به نقل از مرکز آموزش وپژوهش موسسه همشهری -حسین امامی http://www.hamshahritraining.ir/news-2725.aspx

شرح وظایف اداره روابط عمومی

     شرح وظایف اداره روابط عمومی     

 

نیم نگاه:

 روابط عمومی مجموعه ای از اقدامات و تلاش های آگاهانه ، ‏سنجیده و برنامه ریزی شده به منظور جلب مشارکت عمومی و ‏استقراء و کسب تفاهم متقابل بین یک سازمان و گروه های مورد ‏نظر آن سازمان است ، باید پذیرفت که روابط عمومی دانش، فن، ‏هنر و تخصص است که دارای اصول فلسفی خاصی بوده و از ‏انگیزه بالایی برای خدمتگزاری به مردم و جامعه برخوردار ‏است ، آنچه امروز در روابط عمومی شاهد آن هستیم ضعف در ‏استفاده از تکنیک ها و فنون نیست بلکه کیفیت استفاده از آنهاست ‏ پس شایسته است با بهره گیری از فنون و تکنیک های ‏روابط عمومی بتوانیم نسبت به توسعه بخش کشاورزی که ‏نتیجه داشتن روابط عمومی پویا است تلاش کنیم .‏

 الف) ارتباط با رسانه ها :

رسانه ها نقش اطلاع رسانی درجامعه را بعهده دارند و این مهم بر عملکرد ‏روابط عمومی و نقش آن در ارتباط با رسانه ها تاکید دارد . هدف از ارتباط ‏با رسانه ها ارسال اخبارو گزارش عملکرد تنها نیست بلکه باید با رسانه ها ‏بگونه ای ارتباط برقرار نمود که این ارتباط دو سویه و بصورت فعال باشد . ‏ارتباط با رسانه می تواند نقطه قوت روابط عمومی‎ ‎ها باشد.‏

عمده فعالیت :

- ارسال خبر، گزارش خبری (با تصویر و یا بدون تصویر) ‏

- برگزاری مصاحبه با رؤسای ادارات و کارشناسان

- جوابگویی به رسانه ها در مواردی که سوالی مطرح نموده اند ‏

- برگزاری توربازدید اصحاب رسانه از فعالیت ها و پروژه های شاخص

- برگزاری جلسات و نشست های کاری با اصحاب رسانه ‏

- تهیه بریده جراید و بولتن خبری در سطح شهرستان

- تهیه آرشیو فیلم و صدا از اخبار منعکس شده از صداوسیما

- تهیه گزارش عملکرد از فعالیتهای بخش ارتباط با رسانه بصورت سه ماهه در قالب ‏گزارش کارفصلی ‏(نظام نامه اطلاع یابی واطلاع رسانی توسط مدیریت روابط عمومی تهیه و ارائه شده است.)‏

ب) ارتباطات مردمی

دیدار چهره به چهره همیشه از اساسی ترین ابزار ارتباطات بوده و هست ‏‏.با این نوع ارتباطات بسیاری از مشکلات بصورت آنی مرتفع می شود لذا با ‏توجه به اهمیت موضوع مسئولین روابط عمومی باید برای این مقوله جایگاه ‏ویژه ای در نظر بگیرند .‏

 عمده فعالیت :

- تهیه و تنظیم تقویم ملاقات مردمی مدیر شهرستان ، دیدارباکارکنان و اعلام به همه ‏رسانه ها ، مردم و همکاران

- تهیه گزارش از روند اجرای این ملاقات ها بصورت سه ماهه ‏

- ارزیابی این نشست ها و ملاقات ها با ابزار فرمهای نظرسنجی ‏

- برنامه ریزی برای نشست های صمیمی همکاران با مدیر بصورت بخش بخش در طی ‏هفته (همه همکاران در طی هرسال 2 نشست با مدیر داشته باشند .)‏

- حضورمدیران درمجامع عمومی(نمازجمعه،اجتماعات ملی ومذهبی و...)‏

ج( همایش / مراسم / نمایشگاه

 یکی از فنون روابط عمومی برای معرفی دستاوردهای بخش خود ‏برگزاری همایش ،مراسم یا نمایشگاه است و مسئول روابط عمومی ‏باید ضمن داشتن تقویم برگزاری اینگونه برنامه ها با استفاده از ‏تکنیک های برگزاری موارد ذکرشده را ارزیابی نماید .‏

عمده فعالیت :

‏ - تهیه تقویم برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه در شهرستان ‏

- برنامه ریزی عملیاتی برگزاری نمایشگاه ‏

- استفاده از امکانات روز در همایش ها،مراسم ونمایشگاهها

د ) انتشارات

یکی دیگر از ابزارهای روابط عمومی برای نشر و اطلاع رسانی برنامه ‏ها فعالیت های انتشارات می باشد. براین اساس روابط عمومی ضمن ‏داشتن هدف از انتشارات ، لازم است تقویم زمان بندی شده ای برای ‏تمامی برنامه ها تهیه و بر اساس آن فعالیت نماید . ضمناً ضروری ‏نیست که حتماً این انتشارات با هزینه گزاف و گران انجام شود بلکه ‏ماهیت و محتوای آن بسیار مهم است .‏

عمده فعالیت :

- داشتن تقویم فعالیت انتشاراتی درسال ‏

- پوشش تمام فعالیتهای مدیریت در حوزه انتشارات درقالب ‏بروشوربنر،استند،سی دی،کاتالوگ، پوسترو... ‏

هـ) تبلیغات محیطی

 فضاسازی محیط اداری همیشه توانسته است دیدگاه مخاطبین سازمان ‏را نسبت به آن سازمان تغییر یا اصلاح نماید .‏

عمده فعالیت :

- تهیه تقویم آذین بندی ساختمان اداری به مناسبت های مختلف ‏

- نظارت بر تزئین فضای داخلی و بیرونی ساختمان های اداری

- نصب پوسترهاوبروشورهاوکاتالوگ های تبلیغاتی درتابلوی اعلانات ‏

- نصب پلاکارد در محل های اجتماع مردم مثل نمازجمعه و ...‏  )

سمعی و بصری:

تهیه اسناد تصویر از فعالیت سازمان بسیار مهم و ضروری است و ‏داشتن آرشیوی از آن در مدیریت ضروری تر ، سمعی بصری چشم و ‏چراغ سازمان برای مخاطب است زیرا تا مخاطب نتواند بصورت ‏تصاویرفعالیت را ببیند قانع نخواهد شد .‏ ‏

عمده فعالیت :

- داشتن آرشیو فنی از فعالیت های سمعی بصری ‏

- قابل ارائه بودن این فعالیت در کمترین زمان به مدیریت (بصورت الکترونیکی ‏وحجمی)‏

- نصب و پخش تصاویر برای همکاران به مناسبت های مختلف و بهره برداری آنها ‏ )

پژوهش و افکار سنجی

مناسب است درروابط عمومی هرکاری بر اساس پژوهش انجام شود و ‏داشتن پژوهش، آن هم بصورت افکارسنجی ضروری است ،علت این امر ‏هم بدست آوردن اطلاعات فوری از روند فعالیتی است که انجام می ‏شود.ضمناً افکارسنجی باید در زمان کوتاه مطالب مفید را در اختیار ‏مدیریت قرار بدهد و اصطلاحاً تحقیق ساندویچی هم ‏ می گویند .‏

 عمده فعالیت :

 - داشتن تقویم اجرایی طرح نظرسنجی طی یکسال برای فعالیتهای درون سازمانی یابرون سازمانی ‏

- داشتن فرم های خام نظرسنجی برای موضوعات خاص و یا طراحی فرم جدید با ‏توجه به شرایط و فرهنگ هر شهرستان و دهستان

‏ - انجام حداقل دو پروژه نظرسنجی با هماهنگی مدیریت طی سال ‏

 عضویت در کمیته و مجامع عمومی روابط عمومی

بدلیل وظیفه مندی برای ارتباط درون سازمان از یکسو و ‏برون سازمان از سوی دیگر باید در مجامع و کمیته شهرستان عضو فعال ‏باشد .( البته با نظر مدیریت )‏

عمده فعالیت :

- حضورفعال ومستمردرکمیته های شهرستانی(کمیته دهه فجر و...)‏

- ارائه گزارش فعالیت خود در کمیته به مدیریت شهرستان و مدیریت روابط عمومی ‏

- حضور فعال نشست های روابط عمومی سازمان ‏ ‏

ی ) بازدید از پروژه ها / افتتاحیه ها /ملاقات با مسئولین شهرستان

با توجه به اهمیت پروژه ها که از نظر اقتصادی ، اجتماعی و حتی سیاسی ‏می تواند در بافت شهرستان تغیر حاصل نماید و روابط عمومی باید در ‏این موارد ‏‏مطلع باشد . ضروری است روابط عمومی با داشتن اطلاعات کافی ضمن ‏برنامه ریزی برای برگزاری امور فوق الذکر گزارشهای مطلوبی را ‏تهیه و از طریق رسانه ها اطلاع رسانی نماید.‏

عمده فعالیت :

- حضور مسئول روابط عمومی طی برگزاری این برنامه ها بصورت فعال ‏

- تهیه خبر و گزارش خبری باتصریح به رسانه های گروهی ملی ومحلی

ط ) هماهنگی برای حضور در مراسم های شادی و غم همکاران ‏ ‏ ‏

یکی از مهمترین موضوعاتی که روابط عمومی ها بدلیل تعدد فعالیت اکثراً ‏آن را به فراموشی می سپارند حضور در مراسم های غم و شادی همکاران ‏است .این موضوع یکی از مهمترین ابزار ارتباطات درون سازمانی است که ‏باید روابط عمومی بصورت برنامه ریزی شده در این امور حاضر و فعال ‏باشد .(اجرای طرح تکریم کارکنان ابلاغ شده است)‏

عمده فعالیت :‏

- داشتن برنامه برای نحوه حضور همکاران و روابط عمومی در مراسم های شادی و ‏غم همکاران ‏

- انتشارپیام تبریک یا تسلیت از طرف مدیروکارکنان

- انعکاس این برنامه در سطح داخلی سازمان با توجه به فرهنگ قومی و محلی هر ‏منطقه ‏

ارتباطات الکترونیکی

 1- ارتباطات الکترونیکی (‏ICT‏ )‏:

سرعت انتقال اطلاعات واخبار در عرصه کنونی جهان باعث تحولات بزرگی ‏در شکل گیری هر جامعه شده است .روابط عمومی بعنوان محل و مأمن ‏ایجاد ارتباطات برون سازمانی هر نهاد یا مؤسسه باید با استفاده از این ‏شیوه های جدید اطلاع رسانی، ضمن سرعت دادن به فرآیند ارسال اخبار و ‏گزارش ، باعث رشد و ثبات فعالیت های فرهنگ سازمانی که پایه و اساس ‏رشد سازمانی است را فراهم می نماید .‏

 عمده فعالیت :

-        داشتن اطلاعات کافی و بهره گیری از فن آوریهای ‏IT

-        ایجاد ارتباط الکترونیکی بصورت مداوم با سازمان ‏

-        ایجاد صندوق پستی الکترونیکی فعال اختصاصی روابط عمومی در هربخش

-        به روزکردن اخبار بخش درسایت سازمان ‏ ‏

2-پیام کوتاه

‏ ارسال پیام کوتاه از طریق تلفن همراه یکی از پرجاذبه ترین وسیله ‏ارتباطی بصورت فردی وگروهی است . روابط عمومی ها با استفاده از ‏این ابزار ضمن ارسال پیام های کوتاه فرهنگی ترویجی می توانند ‏سؤالات مخاطبان خود را احصاء نمایند.‏

 عمده فعالیت :

- داشتن لیست تلفن همراه مخاطبان بصورت گروه بندی شده ‏

- تهیه متون پیام کوتاه برای مناسبت ها و برنامه های هر بخش بر اساس فرهنگ و ‏شرایط اقلیمی هر بخش به تفکیک پیام هر بخش ‏