شرح وظایف اداره روابط عمومی
نیم نگاه:
روابط عمومی مجموعه ای از اقدامات و تلاش های آگاهانه ، سنجیده و برنامه ریزی شده به منظور جلب مشارکت عمومی و استقراء و کسب تفاهم متقابل بین یک سازمان و گروه های مورد نظر آن سازمان است ، باید پذیرفت که روابط عمومی دانش، فن، هنر و تخصص است که دارای اصول فلسفی خاصی بوده و از انگیزه بالایی برای خدمتگزاری به مردم و جامعه برخوردار است ، آنچه امروز در روابط عمومی شاهد آن هستیم ضعف در استفاده از تکنیک ها و فنون نیست بلکه کیفیت استفاده از آنهاست پس شایسته است با بهره گیری از فنون و تکنیک های روابط عمومی بتوانیم نسبت به توسعه بخش کشاورزی که نتیجه داشتن روابط عمومی پویا است تلاش کنیم .
الف) ارتباط با رسانه ها :
رسانه ها نقش اطلاع رسانی درجامعه را بعهده دارند و این مهم بر عملکرد روابط عمومی و نقش آن در ارتباط با رسانه ها تاکید دارد . هدف از ارتباط با رسانه ها ارسال اخبارو گزارش عملکرد تنها نیست بلکه باید با رسانه ها بگونه ای ارتباط برقرار نمود که این ارتباط دو سویه و بصورت فعال باشد . ارتباط با رسانه می تواند نقطه قوت روابط عمومی ها باشد.
عمده فعالیت :
- ارسال خبر، گزارش خبری (با تصویر و یا بدون تصویر)
- برگزاری مصاحبه با رؤسای ادارات و کارشناسان
- جوابگویی به رسانه ها در مواردی که سوالی مطرح نموده اند
- برگزاری توربازدید اصحاب رسانه از فعالیت ها و پروژه های شاخص
- برگزاری جلسات و نشست های کاری با اصحاب رسانه
- تهیه بریده جراید و بولتن خبری در سطح شهرستان
- تهیه آرشیو فیلم و صدا از اخبار منعکس شده از صداوسیما
- تهیه گزارش عملکرد از فعالیتهای بخش ارتباط با رسانه بصورت سه ماهه در قالب گزارش کارفصلی (نظام نامه اطلاع یابی واطلاع رسانی توسط مدیریت روابط عمومی تهیه و ارائه شده است.)
ب) ارتباطات مردمی
دیدار چهره به چهره همیشه از اساسی ترین ابزار ارتباطات بوده و هست .با این نوع ارتباطات بسیاری از مشکلات بصورت آنی مرتفع می شود لذا با توجه به اهمیت موضوع مسئولین روابط عمومی باید برای این مقوله جایگاه ویژه ای در نظر بگیرند .
عمده فعالیت :
- تهیه و تنظیم تقویم ملاقات مردمی مدیر شهرستان ، دیدارباکارکنان و اعلام به همه رسانه ها ، مردم و همکاران
- تهیه گزارش از روند اجرای این ملاقات ها بصورت سه ماهه
- ارزیابی این نشست ها و ملاقات ها با ابزار فرمهای نظرسنجی
- برنامه ریزی برای نشست های صمیمی همکاران با مدیر بصورت بخش بخش در طی هفته (همه همکاران در طی هرسال 2 نشست با مدیر داشته باشند .)
- حضورمدیران درمجامع عمومی(نمازجمعه،اجتماعات ملی ومذهبی و...)
ج( همایش / مراسم / نمایشگاه
یکی از فنون روابط عمومی برای معرفی دستاوردهای بخش خود برگزاری همایش ،مراسم یا نمایشگاه است و مسئول روابط عمومی باید ضمن داشتن تقویم برگزاری اینگونه برنامه ها با استفاده از تکنیک های برگزاری موارد ذکرشده را ارزیابی نماید .
عمده فعالیت :
- تهیه تقویم برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه در شهرستان
- برنامه ریزی عملیاتی برگزاری نمایشگاه
- استفاده از امکانات روز در همایش ها،مراسم ونمایشگاهها
د ) انتشارات
یکی دیگر از ابزارهای روابط عمومی برای نشر و اطلاع رسانی برنامه ها فعالیت های انتشارات می باشد. براین اساس روابط عمومی ضمن داشتن هدف از انتشارات ، لازم است تقویم زمان بندی شده ای برای تمامی برنامه ها تهیه و بر اساس آن فعالیت نماید . ضمناً ضروری نیست که حتماً این انتشارات با هزینه گزاف و گران انجام شود بلکه ماهیت و محتوای آن بسیار مهم است .
عمده فعالیت :
- داشتن تقویم فعالیت انتشاراتی درسال
- پوشش تمام فعالیتهای مدیریت در حوزه انتشارات درقالب بروشوربنر،استند،سی دی،کاتالوگ، پوسترو...
هـ) تبلیغات محیطی
فضاسازی محیط اداری همیشه توانسته است دیدگاه مخاطبین سازمان را نسبت به آن سازمان تغییر یا اصلاح نماید .
عمده فعالیت :
- تهیه تقویم آذین بندی ساختمان اداری به مناسبت های مختلف
- نظارت بر تزئین فضای داخلی و بیرونی ساختمان های اداری
- نصب پوسترهاوبروشورهاوکاتالوگ های تبلیغاتی درتابلوی اعلانات
- نصب پلاکارد در محل های اجتماع مردم مثل نمازجمعه و ... )
سمعی و بصری:
تهیه اسناد تصویر از فعالیت سازمان بسیار مهم و ضروری است و داشتن آرشیوی از آن در مدیریت ضروری تر ، سمعی بصری چشم و چراغ سازمان برای مخاطب است زیرا تا مخاطب نتواند بصورت تصاویرفعالیت را ببیند قانع نخواهد شد .
عمده فعالیت :
- داشتن آرشیو فنی از فعالیت های سمعی بصری
- قابل ارائه بودن این فعالیت در کمترین زمان به مدیریت (بصورت الکترونیکی وحجمی)
- نصب و پخش تصاویر برای همکاران به مناسبت های مختلف و بهره برداری آنها )
پژوهش و افکار سنجی
مناسب است درروابط عمومی هرکاری بر اساس پژوهش انجام شود و داشتن پژوهش، آن هم بصورت افکارسنجی ضروری است ،علت این امر هم بدست آوردن اطلاعات فوری از روند فعالیتی است که انجام می شود.ضمناً افکارسنجی باید در زمان کوتاه مطالب مفید را در اختیار مدیریت قرار بدهد و اصطلاحاً تحقیق ساندویچی هم می گویند .
عمده فعالیت :
- داشتن تقویم اجرایی طرح نظرسنجی طی یکسال برای فعالیتهای درون سازمانی یابرون سازمانی
- داشتن فرم های خام نظرسنجی برای موضوعات خاص و یا طراحی فرم جدید با توجه به شرایط و فرهنگ هر شهرستان و دهستان
- انجام حداقل دو پروژه نظرسنجی با هماهنگی مدیریت طی سال
عضویت در کمیته و مجامع عمومی روابط عمومی
بدلیل وظیفه مندی برای ارتباط درون سازمان از یکسو و برون سازمان از سوی دیگر باید در مجامع و کمیته شهرستان عضو فعال باشد .( البته با نظر مدیریت )
عمده فعالیت :
- حضورفعال ومستمردرکمیته های شهرستانی(کمیته دهه فجر و...)
- ارائه گزارش فعالیت خود در کمیته به مدیریت شهرستان و مدیریت روابط عمومی
- حضور فعال نشست های روابط عمومی سازمان
ی ) بازدید از پروژه ها / افتتاحیه ها /ملاقات با مسئولین شهرستان
با توجه به اهمیت پروژه ها که از نظر اقتصادی ، اجتماعی و حتی سیاسی می تواند در بافت شهرستان تغیر حاصل نماید و روابط عمومی باید در این موارد مطلع باشد . ضروری است روابط عمومی با داشتن اطلاعات کافی ضمن برنامه ریزی برای برگزاری امور فوق الذکر گزارشهای مطلوبی را تهیه و از طریق رسانه ها اطلاع رسانی نماید.
عمده فعالیت :
- حضور مسئول روابط عمومی طی برگزاری این برنامه ها بصورت فعال
- تهیه خبر و گزارش خبری باتصریح به رسانه های گروهی ملی ومحلی
ط ) هماهنگی برای حضور در مراسم های شادی و غم همکاران
یکی از مهمترین موضوعاتی که روابط عمومی ها بدلیل تعدد فعالیت اکثراً آن را به فراموشی می سپارند حضور در مراسم های غم و شادی همکاران است .این موضوع یکی از مهمترین ابزار ارتباطات درون سازمانی است که باید روابط عمومی بصورت برنامه ریزی شده در این امور حاضر و فعال باشد .(اجرای طرح تکریم کارکنان ابلاغ شده است)
عمده فعالیت :
- داشتن برنامه برای نحوه حضور همکاران و روابط عمومی در مراسم های شادی و غم همکاران
- انتشارپیام تبریک یا تسلیت از طرف مدیروکارکنان
- انعکاس این برنامه در سطح داخلی سازمان با توجه به فرهنگ قومی و محلی هر منطقه
ارتباطات الکترونیکی
1- ارتباطات الکترونیکی (ICT ):
سرعت انتقال اطلاعات واخبار در عرصه کنونی جهان باعث تحولات بزرگی در شکل گیری هر جامعه شده است .روابط عمومی بعنوان محل و مأمن ایجاد ارتباطات برون سازمانی هر نهاد یا مؤسسه باید با استفاده از این شیوه های جدید اطلاع رسانی، ضمن سرعت دادن به فرآیند ارسال اخبار و گزارش ، باعث رشد و ثبات فعالیت های فرهنگ سازمانی که پایه و اساس رشد سازمانی است را فراهم می نماید .
عمده فعالیت :
- داشتن اطلاعات کافی و بهره گیری از فن آوریهای IT
- ایجاد ارتباط الکترونیکی بصورت مداوم با سازمان
- ایجاد صندوق پستی الکترونیکی فعال اختصاصی روابط عمومی در هربخش
- به روزکردن اخبار بخش درسایت سازمان
2-پیام کوتاه
ارسال پیام کوتاه از طریق تلفن همراه یکی از پرجاذبه ترین وسیله ارتباطی بصورت فردی وگروهی است . روابط عمومی ها با استفاده از این ابزار ضمن ارسال پیام های کوتاه فرهنگی ترویجی می توانند سؤالات مخاطبان خود را احصاء نمایند.
عمده فعالیت :
- داشتن لیست تلفن همراه مخاطبان بصورت گروه بندی شده
- تهیه متون پیام کوتاه برای مناسبت ها و برنامه های هر بخش بر اساس فرهنگ و شرایط اقلیمی هر بخش به تفکیک پیام هر بخش
اگر قبلا در بیان ثبت نام کرده اید لطفا ابتدا وارد شوید، در غیر این صورت می توانید ثبت نام کنید.