روابط عمومی هنر هشتم

از روابط عمومی به عنوان هنر هشتم و دست آورد قرن بیستم یاد می کنند که علی رغم اینکه نسبت به سایر علوم علم جدیدی است اما توانسته رده‌های عالی علمی و آزمون و خطا را به سرعت طی نموده و در سازمانها و موسسات به عنوان وزنه ای قوی و انکار ناپذیر جا باز کند و به جرئت می توان گفت امروزه هیچ موسسه یا سازمان بزرگ جهانی را نمی توان یافت که روابط عمومی نداشته باشد .

در ایران نیز دهها سال است که روابط عمومی با عناوین مختلفی در سازمانها و ادارات عموماً دولتی وجود داشته وموسسات خصوصی  کوچک و بزرگ نیز در 30 سال اخیر به اهمیت داشتن  واحدی به نام روابط عمومی در سیستم خود پی برده اند.

در زمان حاضر در زمینه لزوم وجود روابط عمومی در سازمانها هیچ کس  به خود تردیدی راه نمی دهد اما ابهامهای اساسی هنوز رفع نشده و وجود دارد از جمله اینکه  روابط عمومی چیست؟ برای چه به وجود می آید؟ وظایف و حدود اختیار کارگزار و مدیر روابط عمومی در چه حدی است ؟ کارکردهای عمده آن چه می باشد ؟ و... که این ابهامها در بسیاری از سازمانها وجود داشته و پاسخ قانع کننده ای برای آن ارائه ننموده اند .

البته اینگونه سوالات در سازمانها و موسساتی که از سه ضلع تفکیک ناپذیر مدیر آشنا به علم ارتباطات ،مدیر و کارگزارروابط عمومی متخصص  و ارتباط حسنه با رسانه های پویا و علمی  برخوردارند حل شده و از فواید آن تمام سازمان  نفع می برند .

با توجه به تاکید و هشدار مقام معظم ولایت و رهبری به دستگاههای اجرایی در خصوص عملکرد روابط عمومی ادارات دولتی که نشان از بینش والا و تسلط کامل معظم له بر تمام امور دارد ، در مقاله حاضر سعی شده بر اساس نیازهای سازمانها  به قسمت کوچکی از چالشها و مشکلات روابط عمومی دستگاههای دولتی در ایران اشاره شود تا انشاء ا... به کمک اساتید علوم ارتباطات که در ایران کم نیستند، مسئولین دلسوز مملکت و مدیران روابط عمومی  به  رفع آنها بپردازند .

لازم به ذکراست در این مقاله مشکلات بسیار مختصر بررسی شده  و هرکدام از این موارد قابلیت بررسی و کنکاش بیشتری را داشته و برای آنها می توان دهها مقاله نوشت که این مهم را به فرصتهای بعدی  و سایر همکاران فعال در این حوزه  ، متخصصین و اساتید علوم ارتباطات واگذار می کنم.

 

 

الف) ارکان روابط عمومی

1-اطلاع رسانی 2- متقاعد کردن و متمرکز ساختن مردم 3- جلب مشارکت مردم

 

ب) اهمیت وظایف روابط عمومی

1- رسالت روابط عمومی ارائه و انتشار عملکرد و پخش فعالیتهای واقعی دستگاههای ذیربط و گروه‌های رسانه ای جمعی مرتبط 2- اعلام موجودیت  ، معرفی و شناساندن هویت  مؤسسه 3- شناساندن ارکان فعالیت سازمان یا موسسه به مخاطبین

 

 ج)نقاط قوت اجرایی در زمینه وجود روابط عمومی در یک اداره یا سازمان

 1- دلایل و انگیزه های واقعی بیرونی برای کار در یک سازمان کم است و روابط عمومی می تواند این انگیزه را با نوع ارتباطی که با مخاطب می گیرد افزایش دهد 2- از وقوع بسیاری از ناهنجاریها پیشگیری می کند 3- موجب زدودن غبار فراموشی از پیکره مؤسسه می شود 3- پیوند ارتباطی بین کارگزاران و کارمندان با مدیر مؤسسه ایجاد می کند.

 

 

د) مشکلات روابط عمومی ها

1- کمبود کارکنان متخصص  در روابط عمومی ها :اکثر کسانی که در ادارات یا موسسات کار روابط عمومی انجام می دهند یا اصلاً تحصیلات آکادمیک ندارند یا تحصیلات آنها با روابط عمومی مرتبط نیست.

2- نگرانی مدیریت از انتشار آمار و حقایق و منفعل شدن روابط عمومی ها:

معمولاً مدیرانی که احساس می کنند در کارشان نقطه ضعف وجود داشته و یا آمار و اطلاعات درستی در مورد اداره خود ندارند همواره از منتشر شدن عملکرد شان واهمه داشته ، لذا از اینکه کسی اطلاعات آنها را فاش کند می ترسند که اینگونه مدیران چون روابط عمومی ها به رسانه ها دسترسی دارند همواره مراقب آنها هستند که اطلاعات را به بیرون ندهند و نگاه امنیتی به روابط عمومی دارند.

3- محدود کردن فعالیتها به امور خاصی مثل تهیه پلاکارد در مناسبتها، تهیه بلیط هواپیما و...:یک باور غلط در ادارات جا افتاده که روابط عمومی فقط مسئول نصب پلاکارد ، تهیه بلیط هواپیما، اعلامیه تسلیت، تهیه دسته گل ، نصب روزنامه در تابلو اعلانات و خلاصه هر کاری که هر کس قادر به  انجام آن است می باشد  و برای درست انجام شدن این امور اینگونه کارها به روابط عمومی که معمولاً به نظر آنها بی‌کارترین فرد اداره است واگذار می شود)

4- برگزاری سمینارها و میزگردهای پر خرج : از جمله مشکلات عمده روابط عمومی ها برگزاری سمینار ها ، جلسات و میزگردهای پر خرجی است که عمده کار آن به عهده روابط عمومی است و مدیران و مسئولین این اداره کار روابط عمومی را با آن می سنجند که شاید بیشتر امور آن ربطی به روابط عمومی نداشته و هیچ دستاوردی برای جلب مشارکت مخاطبین ندارد و روابط عمومی را از وظیفه اصلیش مانند اطلاع رسانی به مخاطبین و مدیریت تبلیغات برنامه بازداشته و فقط وقت روابط عمومی را تلف می کند .

5- پیگیری نکردن موضوعات طرح شده در سمینار ها برای ایجاد اصلاحات لازم در بهبود کیفیت عملکرد و به روز کردن موضوعات: حال که سمینار یا جلسه ای در سازمان برگزار می شود به علت اینکه روابط عمومی نقش پادوی این برنامه ها را دارد معمولاً مصوبات آن پیگیری نشده و ابتر می ماند ، البته جلسات تخصصی که معمولاً برای روبط عمومی ها برگزار می شود نیز همین وضعیت را می یابد .

6- در اختیار نداشتن اطلاعات و آمار ضروری : به علت عدم تخصص لازم توسط کارکنان روابط عمومی در زمینه شیوه های اطلاعات گیری و آمار گیری و یا مقاومت سازمان در ارائه اطلاعات باعث نداشتن اطلاعات ضروری سازمان توسط روابط عمومی ها می شود  و روابط عمومی را با مشکلات زیادی مواجه می کند زیرا یکی از مهمترین خصایص روابط عمومی داشتن اطلاعات و آمار دقیق از دستگاه است تا هر موقع مدیران و یا رسانه ها به اطلاعات و آمار نیاز داشته باشند به راحتی در اختیار آنها بگذارند و روابط عمومی  فاقد این موارد یک روابط عمومی خنثی و بی اثر در سیستم خواهد بود لذا باید روابط عمومی ها با شیوه های علمی و درست به جمع آوری و به روز کردن اطلاعات و آمار دستگاه پرداخته و دستگاه نیز مانعی برای آن ایجاد نکند .

 

7-محدود کردن و دامن زدن به بروکراسی در مراحل کار و افزودن و محدود کردن اطلاعات به موارد ارائه شده و عدم همکاری درکسب اطلاعات بیشتر:در سازمانها اگر هم روابط عمومی دارای دانش جمع آوری اطلاعات باشد به علت وجود کاغد بازی و بروکراسی اداری ، همکاری نکردن مدیر و قسمتهای مختلف ، دادن اطلاعات غلط و بعضاً به صورت قطره چکانی به روابط عمومی موجب می شود روابط عمومی ها یا از دریافت اطلاعات خسته شده و دنبال این کار را نگیرد و یا اطلاعات بسیار کم و محدودی در اختیار او قرار گرفته تا از کار سازمان سردر نیاورد و مشکلات را نتواند به مقام مافوق به صورت آماری و نظر سنجی ارائه دهد.

 

8-ممانعت از ورود خبرنگاران و گزارشگران به سازمان و واحدهای تابعه و بروز ندادن اطلاعات به ارباب جراید : معمولاً مدیران و روابط عمومی های غیر متخصص از ورود خبرنگاران به درون سازمان جلوگیری می کنند و اگر هم با خبرنگاران ارتباط داشته باشند به صورت یکسویه و اکثراً آماری است یعنی در قالب پرداخت پول و چاپ خبر در رسانه انجام می شود و با خبرنگاری واقعی که به کنکاش در یک سازمان پرداخته و اشکالها و نقاط ضعف را در کنار محاسن پیگیری می کند ارتباط ندارند و چون مدیر و روابط عمومی از انتشار نقاط ضعف واهمه دارند خبرنگاران را به درون سیستم راه نمی دهند و در نتیجه ارتباط آنها با مخاطبین خود به صورت یک سویه نامتناسب بوده و باز خورد اطلاعاتی که به رسانه ها می دهند نیز بسیار کم و   غیر کاربردی است .

 

9-عدم استقلال نسبی به عنوان یک حوزه مدیریت : همانطور که در چارت  سازمان ها تعریف شده روابط عمومی درست در کنار مدیر قرار گرفته و در درخت سازمانی هردستگاه بعد از مدیرسازمان روابط عمومی قرار دارد  و فقط از خود مدیر سازمان هم دستور می گیرد ، اما به علل مختلفی که وجود دارد معمولاً روابط عمومی ها از استقلال در حوزه های کاری خود چه  از سوی مدیران و چه از سوی سایر عوامل سازمانی  برخوردار نیستند که از دلایل این مسئله عدم شناخت مدیر از حوزه فعالیت و عملکرد روابط عمومی ، قبول  نداشتن استقلال نسبی روابط عمومی ،  باور نداشتن به تخصص و دانش روابط عمومی از سوی مدیر می باشد و علت هایی نیز به خود روابط عمومی ها  برمی گردد که یا فاقد دانش و تخصص روابط عمومی بوده و یا قدرت نشان دادن خلاقیت خود را نداشته و نمی توانند توانایی خود را اثبات کنند و یا هر دو این دلایل می تواند صادق باشد .

 

10-جبهه گیری و برخورد با خبرنگارانی که بر خلاف سازمان یا مؤسسه اطلاعات تهیه کرده اند : یکی از مشکلاتی که باعث عدم پویایی و رشد یک روابط عمومی می شود نداشتن روحیه انتقاد پذیری از سوی مدیرسازمان  ویا  روابط عمومی و یا هر دو می باشد ، زیرا روابط عمومی و مدیرسازمان  باید بدانند که یک رسانه که به صورت درست به رسالت خود عمل کند باید همه چیز را از نقاط قوت تا ضعف ببیند و فقط نباید تأیید کننده سازمان باشد و اتفاقاً اگر رسانه ای  فقط تمجید کند  باید در رسالتش شک کرد ،  لذا اگر در مقابل یک انتقاد  بر آشفته و به جای پاسخ گویی صحیح به یک انتقاد نابجا و یا پذیرش نقطه ضعف جبهه گیری نموده و برعلیه خبرنگار و رسانه کاری انجام دهد مثلاً دیگر به او آگاهی یا خبر ندهد  این ضعف روابط عمومی و سازمان را می رساند و باعث بدبین شدن رسانه به سازمان می گردد .

11- کنترل مصاحبه خبرنگاران با مدیر قبل از مصاحبه : یکی از شیوه های بسیار بدی که بعضی  روابط عمومی ها با توصیه مدیران و یا ابتکار خود انجام می دهند بررسی سئوالهای خبرنگاران پیش از مصاحبه و یاد دادن سئوالهای مورد نظر به خبرنگاران در مصاحبه و میزگردها برای جلوگیری از نفوذ خبرنگاران رسانه های جمعی و دسترس آنها به اطلاعات است تا نتوانند هر سئوالی را از مدیران مؤسسه و یا سازمان بپرسند که این روش باز هم به ترس مدیران و عدم تخصص روابط عمومی ها بر می گردد چون اگر بدانند خبرنگاران رسانه ها با سئوالات فنی و به چالش کشیدن پاسخ گویان سازمان می توانند به  بهبود امور کمک  کنند  هرگز جلوی سئوالهای خبرنگاران را نمی گیرند.

به هر صورت امید است با برطرف کردن موانع کار برای روابط عمومی ها از جمله توجیه و آموزش مدیران سازمانها در زمینه علوم ارتباطات و روابط عمومی ، بالا رفتن علم مدیران روابط عمومی  و بکار گیری نیروهای متخصص این رشته در سازمانها  و همکاری رسانه ها به عنوان چشمان بیدار مردم و مخاطبین بتوان هنر هشتم را در دستگاهها و سازمانها نهادینه و علمی  نمود.